大家项目管理与协作的流程是什么样的？使用了哪些工具？

受项目类型、管理者特点、公司组织架构等因素影响，每个项目都有其特点和流程，所以大家可能无法从这篇文章收获完全符合自己项目特点的项目管理流程和工具。而本文也不打算做到这点，我们更希望基于一个项目管理的全流程，分享一些通用的项目管理实协作的践，为大家解决各自问题提供一些参考。

很多人对项目管理的全流程都没有清晰的了解，甚至只知道有启动、规划、执行、监控、收尾这五大过程组。但是这五大过程组之间的关系是怎样的？项目管理的全流程又是什么样的？在每个流程中有什么核心工作是项目经理需要重点关注的？

下面本文就围绕项目管理全流程及以上问题进行介绍：

一、项目的基本流程

项目的基本流程是一个可循环的流程，它虽然建立在项目管理的流程之上，但还是存在一定差异：

二、项目管理流程的详细介绍

项目启动前是整个项目从零到一的一个过程，对于项目整体至关重要。在启动前一定要明确项目的目的、目标，需要达成什么样的效果。需从容不迫的开启项目。

1、项目启动：制定项目章程并确定初步范围

启动阶段，该启动内容有哪些？

在启动阶段，项目团队要完成的工作有：1、明确项目需求；2、确定项目目标；3、定义项目相关方的期望值；4、描述基本的项目范围；5、选择基本的项目组成员；6、明确项目经理；7、确认要交付的文档；8、由管理层、委员会、项目经理确认。

启动阶段，不同项目角色的职责有哪些？

项目经理的责任：

• 与客户沟通协商，明确项目需求和所需资源等
• 在项目实施过程中不断了解客户需求
• 保证与项目相关方的沟通并汇报项目进程
• 挑选项目组成员，得到项目组的支持服务
• 在项目计划过程中领导和指导项目组成员服务
• 监控项目进程，保证项目按时间计划执行

项目组成员的责任：

• 参与项目计划的制定
• 服从项目经理的指挥，执行计划分配的任务
• 保持与项目经理的沟通
• 配合其他小组成员的工作
• 项目核心成员对项目经理负责，保证项目的完成

项目启动阶段的关键点包括：1、与客户、高层间的沟通，明确需求并获得相关支持；2、明确项目需求和目标；3、开会讨论，明确团队并执行相关要求。

启动阶段需要注意的问题：1、需求不明确及需求沟通不够；2、项目组成员选择；3、为促成项目，过于乐观地分析项目可行性。

2、项目计划：制定项目管理计划

项目计划阶段。一但项目决定要做了，就要进入项目计划阶段，这个阶段要考虑的都是项目进行中的实际问题。项目计划包括（进度计划，风险计划，沟通计划）

计划阶段的内容和目标？

1、在质量，时间和资源中取得平衡，从而进一步明确范围；2、具体阶段及时间进度表；3、管理计划（时间、范围、风险、沟通等)；4、具体工作任务和执行次序（优先级）；5、风险分析；6、得到相应的项目相关方批准的项目计划；

计划阶段主要任务：

• 工作任务分解：
• 任务工期估算；
• 时间进度安排；
• 风险与沟通计划；
• 项目整体计划

计划阶段的主要成果：

• 任务分配计划：精细化任务分解，责任到人，能够估算工期和工作量；
• 时间进度计划：根据项目任务的执行顺序、时间计划及所需资源等进行分析，制定计划（主要工具甘特图、里程碑计划、网络图）；
• 风险计划：风险等级评估规则、明确风险响应计划、假设所列计划中有可能出现的风险、分析执行中哪里有可能出现的风险、回顾以往项目中曾出现的问题；
• 沟通计划：制定好项目会议制度，如利益干系人、所需信息、频率、方法、责任人等；保证计划执行所需资源，化解冲突；

计划阶段用到的文档：填写项目统计表、项目基本信息表、项目进程表计划阶段用到的工具：甘特图、里程碑图、网络图、思维导图

计划阶段的三个关键点：1、明确项日范围及具体任务；2、全面的风险认识；3、各关键人员的识别与沟通计划。

计划阶段常见问题：对工作任务分解不充分；风险意识不强及没有沟通计划；计划常由个人指定，项目组没有达成共识。

在计划好之后，就进入项目执行阶段。主要的工作内容和责任分配之后，单位个人或者单位团体需要对计划进行再次分配，目标是阶段性的成果或者是日工作计划。利用工具可按照轻重缓急的原则在四象限中进行标记。

3、实施：指导和管理项目的执行活动

项目实施阶段。到现在为止项目已经万事俱备了，开始着手项目的实施。这个过程中特别要注意的就是每一个环节的细节记录。在项目实施阶段是占用大量资源的阶段。

这一阶段通常是通过沟通、会议来指导和管理项目的执行活动，如与项目成员：项目讨论会、成员进度汇报、项目例会等。

如果是面向高层，就需要想清楚以下问题：“谁，为什么需要信息？”、“他们需要什么类型的信息？何种相近程度、频率？”、“当你和高层及客户沟通时，你的目标是什么？采用什么样的方法完成沟通?”

会前：

• 明确为什么开会，以及预期获得什么效果
• 考虑是否可以取消会议
• 确定要参加的最少人数
• 确认会议室
• 和关键与会者就会议议题及持续时间进行沟通

会中：

• 做好准备，按时开始，首先说明会议目的和议题议程
• 每位与会者都有发言机会
• 对会议内容进行口头总结

会后：

• 会后发布会议纪要给每位参与者
• 会议必须产生明确的决定
• 所有决定必须立即付诸行动

4、监控：监控项目执行并进行整体变更控制，即监控计划和实施

监控阶段，及时跟踪监控项目，从容处理变更，并采取有效的措施。

监控内容与目的：

• 识别计划的偏离
• 采取矫正措施，使实际进展与计划保持一致
• 接受和评估相关方的项目变更请求
• 必要时重新凋整项目活动
• 必要时调整资源水平
• 得到授权者批准后，变更项目范围、调整项目目标并记录
• 监控项目进展，把控项目实施进程

监控的要点：高风险任务；资源和费用；项目进度；人员表现。

监控的常用工具软件：几个人的小项目一般是通用工具，如Excel、Office 全家桶等。如果是十人以上项目使用如：

软件项目管理名列前茅的工具PingCode

国内非常知名的通用项目管理工具Worktile

国外知名软件项目管理Jira（官网：Atlassian.com）

通用项目管理Clickup（官网：Clickup.com）

更多项目管理软件对比介绍可通过以下文章查看：《项目管理》

以上软件能够大大降低监控难度，提升协作效率，除监控阶段外，计划阶段、文档管理等项目全流程管理都基本都可实现。

监控过程中发现进度延迟怎么办？

投入更多的人；现有的人投入更多时间(加班)；换工作效率更高的人去做；改进方法和工具，提高效率；缩小项目范围或降低活动质量要求。

5、收尾：项目收尾和结束

收尾流程：评估与验收——领导审核并确认——项目总结——文档归档。

归档文档：项目结果文档、项目评审验收报告、项目总结报告、项目交付的其他文档。 当然，理清了项目管理全流程还远远不够，项目经理还需要通过不断的实践，在实际做项目的过程中加深理解，积累经验，这样才能真正掌握项目管理的精髓。