如何做好风险管理？项目管理中的风险管理流程

当你开始为一个项目制定计划时，首先要考虑的问题之一就是：可能会出什么问题？这听起来有点消极，但务实的项目经理知道这种思考方式是预防性的。问题总是会不可避免地出现，你需要一个缓解策略，以便知道在项目规划时如何管理风险。

但是，你如何努力解决未知的问题呢？这听起来像是一个哲学悖论，但是别担心——有实际的步骤可以采取。在这篇文章中，我们将讨论让你能够预见潜在风险的策略，以便你可以识别并追踪项目上的风险。

什么是项目上的风险管理？

项目风险管理是在项目的生命周期中识别、分析和响应任何风险的过程，以帮助项目保持正轨并实现其目标。风险管理不仅仅是反应性的；它应该是规划过程的一部分，以找出可能在项目中发生的风险以及如何控制这种风险（如果它确实发生了）。

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风险是任何可能影响你项目的时间表、绩效或预算的事情。风险是可能性，在项目管理的语境中，如果它们成为现实，它们就会被分类为必须通过风险应对计划解决的“问题”。因此，风险管理就是识别、分类、优先考虑和规划风险的过程，以便在它们变成问题之前解决。

风险管理在不同类型的项目上可能意味着不同的事情。在大规模项目中，风险管理策略可能包括对每个风险进行详细的规划，以确保如果项目问题出现，有缓解策略可以执行。对于较小的项目，风险管理可能意味着一个简单的、优先考虑的高、中、低优先级风险列表。

如何管理风险

要开始管理风险，首先要明确并精确地定义你的项目被要求交付什么。换句话说，写一个非常详细的项目章程，包括你的项目愿景、目标、范围和交付物。这样，风险可以在项目的每个阶段被识别出来。然后，你需要尽早让你的团队参与识别所有的风险。

不要害怕让你的团队以外的人员参与识别和优先考虑风险。许多项目经理只是通过电子邮件联系他们的项目团队，要求他们发送他们认为可能在项目中出错的事情。但是，为了更好地制定项目风险，你应该将整个项目团队、你的客户的代表以及供应商一起召集到一个会议上，进行一次风险识别会议。

对于你定义的每一个风险，你都会想要将它记录下来——使用风险跟踪模板可以帮助你优先考虑风险的级别。然后，创建一个风险管理计划，记录项目的负面和正面影响以及你将采取什么行动来应对它们。你需要设置定期会议，在你的项目进行期间监控风险。透明度是至关重要的。

什么是正面风险？

并非所有的风险都是平等的。风险可以是正面的，也可以是负面的，尽管大多数人认为风险本质上是后者。负面风险意味着一些不希望的事情，这可能会对项目造成无法修复的损害，而正面风险是可能以有益的方式影响项目的机会。

负面风险是你的风险管理计划的一部分，正如正面风险应该是，但是两者在方法上有所不同。你管理并预见已知的负面风险以消除它们的影响，但是也可以管理正面风险以充分利用它们。

在项目中有许多正面风险的例子：你可能提前完成项目；你可能获得的客户比你预计的要多；你可以想象，航运的延迟可能会打开一个更好的营销机会的窗口等等。但是，值得注意的是，这些定义并非一成不变的。正面风险可以很快变为负面风险，反之亦然，所以你必须确保与你的团队一起为所有可能的结果做好计划。

有些项目管理软件可以帮助你跟踪风险，比如研发项目管理工具 PingCode 和项目协作软件 Worktile 等，可以帮助你实时管理风险。就像创建任务一样，通过指定负责人、日期、优先级和标签。你甚至可以在你的项目菜单中查看风险，可以根据你的喜好进行排序和筛选。然后，使用下拉菜单记录风险的状态，相应地进行缓解。

如何应对积极的风险

像项目中的其他事物一样，你肯定想要有策略，并具备应对可能存在于积极风险中的回报的机制。以下三个方面或许能给一些启发：

你首先要知道的是风险是否是你可以利用的。这意味着找出增加该风险发生可能性的方式。

接下来，你可能想要分摊风险。有时你自己并不具备充分承担风险的能力，通过他人的加入你可以增加从风险中获得最积极结果的机会。

最后，可能什么都不需要做，那就是你应该做的。什么也不做，你也可以将这种方法应用于负面风险，因为在面对特定风险的项目环境中，有时候不做什么才是较好的应对策略。

在整个组织中管理风险

通过将风险管理纳入其日常工作，你的组织是否也可以得到改善？是的！通过在你的组织文化中建立风险管理协议，创建一套一致的工具和模板，并进行培训，可以减少随着时间的推移产生的开销。这样，每次你开始一个新项目时，就不会重复造轮子浪费资源。

你团队过去的记录和数据、文件等事物都是一种知识库，可以在接手新项目遇到风险时帮助你从中吸取经验学习。此外，通过内化对风险的认识和管理，一个组织可以更好地理解并应对商业环境中的不确定性。同时，改善组织的治理结构可以帮助更好地制定和执行规划、策略、政策和决策，从而更好地管理风险。

风险管理过程的6个步骤

那么，你如何处理看似难以捉摸的项目风险管理呢？你制定一个风险管理计划。一切都在于过程。通过以下六个步骤将不利因素转化为优势。

1.识别风险

首先要知道你面临的风险是什么，才能找出解决方案。有许多方法可以帮助你识别风险，比如与团队或利益相关者进行头脑风暴，或者是面试经验丰富的人来获取信息。你还可以通过查看过去项目的历史数据来预测可能的风险。确保你了解风险的根本原因，以及它可能对你的项目产生的影响。

2.分析风险

分析风险是个挑战，因为你永远不可能拥有全部信息。但是，大多数行业都有优异实践，可以帮助你进行风险分析。当评估项目风险时，可以采取积极的措施来应对可能的影响，比如避免诉讼、解决监管问题、遵守新的法规、降低暴露度并最小化影响。通过定性和定量的风险分析，你可以确定风险如何影响你的项目进度和预算。

项目管理软件通过监控你的项目来帮助你分析风险。PingCode等专业工具提供实时的仪表板，显示实时数据。通过监控时间、成本等更快地发现问题。

3.设置风险和问题处理的优先级

所有风险都不同，你需要对风险进行评估，确定在风险发生时需要动员什么资源进行解决。

处理一长串的风险可能会令人生畏。但是，你可以简单地将风险划分为高、中和低等级，以便管理。这样你就能看到风险的全貌，并以此为出发点，开始规划如何及何时应对这些风险。如果风险成为了现实问题，建议你保持问题日志，这样就可以追踪每个问题并采取纠正措施。

有些风险需要立即处理，因为这些风险可能会导致你的项目偏离轨道，而失败是不可接受的。有些风险虽然重要，但可能并不直接威胁你的项目的成功，你可以酌情处理。而对项目的时间表和预算影响微小的风险，你也可以适当忽略。某些低优先级风险可能重要，但没有必要浪费时间去处理。

4.分配风险的责任人

如果你没有为风险指定负责人，那么你之前识别和评估风险的努力就白费了。实际上，当你列出风险的时候，就应该指定风险责任人。这个责任人需要在风险发生时识别它，并领导工作团队来解决它。

这个决定权在你。可能有一个团队成员更有经验或技巧来处理这个风险，那么他就应该是解决问题的人。或者，也可能是随机选择的。当然，将任务分配给合适的人更好，但同样重要的是，要确保每个风险都有一个负责人。

试想一下，如果你没有为每个风险指派负责人，当风险发生时，没有人来处理，你就增加了更多的风险。识别风险固然重要，但如果你不管理它，就无法保护项目。

5.应对风险

现在到了检验的时候了。你找到了一个风险。你之前所有的规划现在将会派上用场。首先，你需要知道这是一个积极的风险还是消极的风险。它能否为项目的改进提供机会？如果不能，你就需要采用一种风险缓解策略。

风险缓解策略就是一个应对计划，旨在最小化项目风险的影响。你需要根据你对风险的优先级来行动。你要与风险的负责人沟通，共同决定采用你们之前制定的哪个计划来解决风险。

6.监控风险

你不能只是对抗风险而不跟踪这个行动的进度。这就是需要监控的原因。风险的主导者负责追踪风险的解决进度，但你需要保持最新信息，以便了解项目的整体进度，并识别和监控新的风险。

为了管理风险，你需要设置一系列的会议。确保你已经决定了执行此任务的通信方式。较好专门设立几个沟通渠道。

无论你选择何种方式，都要记住：始终要保持透明。如果项目中的每个人都了解当前的情况，他们就知道应该注意什么，帮助管理整个过程，这是较好不过的了。

使用项目管理工具管理风险

使用风险跟踪模板只是开始，如果你想对项目风险有更多的控制，你需要使用项目管理软件。PingCode等产品提供了一些工具，包括风险管理，这些工具可以让你在项目的每个阶段都能应对风险。

使用甘特图来制定风险管理计划

你可以使用甘特图来创建详细的风险管理计划，以防止风险变成问题。你可以调度、分配和监控项目任务，并能全程看到任务的执行情况。甘特图允许团队成员在他们的任务上添加评论和文件，这样所有的交流都可以在项目层面上实时进行。

使用看板来管理和优先处理风险

如果你的风险存在于更加敏捷的环境中，你可以使用我们的看板来对风险进行排序和优先处理。你可以使用自定义标签来标识项目中的风险任务。或者，你可以在 PingCode 中单独设立一个项目来管理风险，这样你可以快速查看紧急风险的处理情况。

风险管理是一项复杂的工作。风险登记表或模板是一个良好的开始，但你需要一个强大的项目管理软件来推进风险管理的过程。PingCode 是一个基于云的工具，它为你解决风险提供了需要的协作环境，并提供实时信息，这样你总是能基于准确的数据来采取下一步的动作。