项目延期的原因及6种避免方法

在这个快节奏和不断变化的世界里，“延期”是一个让人害怕的词。如果你的项目经常延期，你并不是唯一遇到这个问题的人。

PMI《职业脉搏调查》报告显示，将近43%的项目超出了原来的预算，48%的项目没能在最初的截止日期前完成。

项目延期是一个普遍问题，甚至对于最高效的项目经理和他们的团队来说也是头疼的事情，对于新入行的人来说更是如此。计划是为了确保项目顺利进行，但是当障碍和失败发生时，项目就会偏离预定轨道。

那么，是什么导致了项目延期，又该如何有效应对呢？

本文将回答所有关于如何按时完成项目的问题。首先，让我们来了解一下什么是项目延期。

什么是项目延期？

项目延期是指项目开始或继续执行过程中因为多种因素导致的延迟。这种延期会导致公司错过截止日期，超出预算，甚至可能导致项目脱轨。意外的项目延期通常是无法控制的，会导致整个项目持续时间的延长，并需要增加项目成本。

项目延期的影响

项目延期会导致成本超支和时间表需要重新安排。但这不仅仅是全部。项目延期会引起许多问题，有些问题并不会立即显现出来。哪怕是一天的延期，也可能带来原本计划之外的额外成本。

公司的声誉可能因此受损，与上级的关系也可能受到影响。项目延期还可能对其他项目产生负面影响，尤其是当尝试减少在其他项目上使用的资源时。

因此，项目延期的负面影响实际上远超过表面上看起来的。

最常见的项目延期原因

使用过时的技术

使用过时且繁琐的技术是导致项目延期的主要原因之一。坚持使用传统方法的公司，比如手工输入、电子表格和长邮件线程等，在同时管理多个项目和远程团队时会面临各种挑战。

云计算将成为新数字体验的核心，但许多公司还没有认识到基于云的解决方案的重要性。因此，他们正在失去客户，而这些客户转向了实施云软件的竞争对手。

项目要求沟通不当

良好的沟通是按时完成项目的关键，但许多团队因为种种原因（如先入为主的判断、无知、未使用合适的沟通工具、地理和时区差异等）而经历项目延期。

关键沟通的缺失可能会阻碍工作流程，从而不可避免地导致项目完成延期。

项目范围的变更

实施敏捷的一个主要障碍是项目范围不明确。项目范围定义了交付物、排除项、假设和约束等关键因素。当这些因素出乎意料地变化时，就需要重新审视、重新规划，甚至通常需要重新启动项目，之前的所有努力可能都变得不再重要。

项目范围的变化可能会影响项目的质量、截止日期、成本和进度。这意味着可能需要额外的资源（如时间、金钱、人力），与最初的计划和分配相比。

不可预见的情况

项目延期的主要原因之一是不可预见的情况，这些情况超出人类控制范围。例如，自然灾害随时可能发生，导致项目延期。政治或经济气候的变化也是影响因素。

举个例子，在全球疫情期间，有39%的建筑项目被迫中止。这些延期是无法避免的，所有项目相关方都必须接受这一现实。

团队成员的拖延

团队成员的拖延行为也是导致项目绩效不佳和延期的主要原因之一。有些人在完成特定任务上花费的时间比预期更长，这会导致后续任务的延迟。

人们拖延的原因有很多，例如对任务的厌恶、工作压力、焦虑、粗心或感到不知所措。为了避免拖延和项目延期，公司应识别那些经常无法按时完成任务的员工。应找出他们工作缓慢的原因，并采取相应的纠正措施，确保项目不偏离预定轨道。

规划不足

糟糕的规划和调度可能会导致项目延期。如果项目一开始就没做好，就不现实地期望它能有好的结果。项目管理中糟糕的规划表现为没有制定清晰的时间线和没有充分分配资源。这样的项目周围通常充满了不确定性。

团队成员如果不清楚自己的任务和期望，特别是当项目缺乏明确的目标和方向时，他们会感到困惑和脱节。这种情况下，项目延期几乎是必然的。

客户方面的项目变更

很多时候，客户会希望对项目进行更改，这可能会扰乱项目的进度。因此，可能需要重新构建整个项目的时间表，这需要大量宝贵的时间和其他资源。

为了避免项目突然的变更，客户在项目开始之前应该签署一个详细的项目描述。这样可以帮助项目团队以有组织的方式执行项目，而客户方在项目进行中的未预期或临时变更可能会导致项目突然停止，进而延长项目的时间线。

项目延期的原因有很多，但通过采取一些经过验证的方法来避免这些问题，可以使项目重回正轨，确保项目按时完成并交付，使客户非常满意。

如何避免项目延期

我们已经了解了项目延期的原因，不必感到束手无策。通过在项目管理中采用一些聪明的策略，可以避免90%的项目延期。

事实上，大多数项目延期并不是因为在某些任务上花费的时间过长，而是由于工作职责不明确和沟通不畅。

那么，怎样通过避免项目延期来增强企业声誉并使客户满意呢？

以下策略对许多团队和企业都非常有益。

特别关注项目规划

规划阶段是项目团队做得好或坏的关键时刻，这是项目经理需要采取正确行动以避免项目未来出现复杂问题的时刻。一个良好的项目计划应明确时间框架、阶段和资源分配，这可以减少总体模糊性和风险。

虽然可以用笔和纸来规划项目，但使用项目管理软件可以帮助成功规划和安排项目，同时保持记录并让所有相关人员都能访问。

使用可靠的项目管理和团队协作工具可以帮助完成以下工作：

• 列出完成项目所需的所有任务
• 将任务分配给合适的人员
• 为每项任务定义开始和结束日期
• 围绕截止日期规划工作并适当分配资源
• 通过多种视图（如板块视图、甘特图和表格视图）跟踪任务进度
• 识别潜在的问题并在它们导致项目延期之前解决
• 通过顺畅的沟通流程保持每个人的信息同步
• 在一个集中的位置组织和协作所有数字文件和文档

设定切合实际的期限和可实现的目标

你是否经常设定过于雄心勃勃的截止日期和目标？更现实一些会更有帮助，因为即使是最有效率的人也有极限。有时候，项目经理会设定不现实的截止日期，仅仅是为了给客户留下深刻印象，这种做法会给团队成员带来压力。

为什么要设定无法实现的目标，从而损害公司的声誉呢？

为了设定现实的截止日期，激励而不是压倒团队成员，可以采取以下措施：

• 使用可靠且易于使用的任务管理工具，确保工作角色和责任清晰分配。
• 根据团队成员的个人生产力、技能和经验来设定截止日期。
• 为任务设定时间预估，明确特定任务完成所需的时间，并监控实际用时是否超过预估。
• 将任务按紧急性、优先级进行分类和标记，让指定人员能够相应地组织和安排工作。
• 使用时间跟踪工具来监控不同任务的时间消耗。

准确了解项目需求

你是否充分理解项目需求以判断项目的复杂性？项目的复杂性决定了需要投入的努力和项目的持续时间。项目经理需要知道，如果项目需求理解不清或理解错误，会导致不准确的项目估算，进而可能导致项目延期。这时，可能会出现“哦不，我严重低估了这个项目”的想法。

我们不希望出现因误解项目需求而导致项目无法进行的情况，以下是更好理解项目需求的方法：

• 在项目开始前进行需求分析。
• 投入足够的时间来深入理解需求，确保对项目需求有全面的了解。
• 创建需求规格文档。
• 让客户签署需求规格，以确保双方对需求有共同的理解。

确保工作角色和责任分配清晰明确

项目有时因为围绕工作角色和责任的混乱而延期。当团队成员对自己的责任不清楚时，可能不会承担手头的任务。

如果任务分配给了技能不匹配的人，可能会导致拖延、工作质量差、任务无谓地延长。这可能会导致项目进度混乱。

使用智能任务管理工具可以在项目的每个阶段创建、分配和跟踪任务。

还建议采取以下额外措施，确保每个人都清楚他们的工作期望：

• 召开全体团队会议，明确告知每个团队成员的期望。
• 与每个团队成员单独讨论他们的工作责任。

进行绩效跟踪和分析

如果在项目的每个阶段都跟踪任务，那么项目延期的可能性会很小。不需要一天多次检查团队成员在做什么，这可能会让他们感到不舒服。

相反，应该使用项目管理工具，这样可以对每个团队成员分配的任务进行全面了解。可以看到任务进展情况，以及是否有需要解决的潜在障碍，以确保项目保持在正确轨道上。

如果团队成员的进度比预期慢，可能需要对他们进行激励。虽然应该信任团队成员的工作责任感，但也要确保他们意识到任务需要在截止日期前完成。

以下是定期跟踪团队成员绩效的方法：

• 跟踪每个员工在各个项目中的逾期任务、正在进行的工作和已完成的任务。
• 定期审查正在进行的工作。
• 通过时间跟踪、板块视图、表格视图和甘特图等内置功能帮助员工进行自我监控。
• 确保沟通流程顺畅。

为了确保项目及时完成和交付，团队成员、客户和利益相关者之间的沟通必须顺畅，不漏掉重要信息。应该及时向利益相关者提供项目当前状态、已实现的里程碑和团队关注点的详细信息，避免长期使项目偏离轨道。顺畅的沟通有助于保持透明度，因为每个人都能及时了解项目的最新进展。

还应该向利益相关者更新新的变更请求、变更范围和需要采取的必要变更，以便他们能够在不影响项目进度的情况下适应变更请求。

如今，有各种沟通工具可用，如团队聊天应用、音频和视频会议工具，使得保持信息流畅变得容易。

项目延期案例

以下是一些典型的项目延期情况：

案例1：项目团队中的一名成员被分配了一个预计耗时5小时的任务。但这个成员用了8小时（多出3小时）来完成任务，导致另一个任务的开始也延迟了3小时。因此，一个任务的延期导致了其他任务的延期，整个项目的进度表需要重新安排。

案例2：程序员和设计师可能会在软件或设计细节上花费大量时间进行改进，即使这些改进并非客户要求。这可能会延长审查和批准的过程，从而导致项目延期。

如何管理项目延期？

尽管已经尝试了所有方法来避免项目延期，但这并不能保证项目100%按时完成和交付。如果项目遇到障碍可能会延期，应该怎么办？

如果项目仍然延期怎么办？

即使经过周密的规划和谨慎的执行，一些项目仍可能会延期，对于经验丰富的项目经理来说这并不是新鲜事。那么，即使已经尽力避免，如果项目还是延期了该怎么办？

面对这样的问题，我们建议不要被延期压垮，避免匆忙做决定。

以下是应对项目延期风险的措施：

• 召开紧急团队会议，深入探讨延期的原因，同时避免指责他人。
• 如果项目的截止日期受影响，降低相互依赖任务的优先级。
• 如果项目因预算问题延期，应将问题上报给董事会成员或其他相关负责人。
• 勇于承认错误，并与下属进行协调。

如何沟通项目延期？

当项目延期时，经理和团队通常会感到紧张，并会花费很多时间去查明原因并制定纠正措施。但在这一切中，快速通知利益相关者和客户项目延期的情况，让他们了解发生了什么，是非常重要的。

向他们解释项目延期时的一个积极方面是，他们可以成为团队正在努力制定和实施的解决方案的一部分。

以下是有效沟通项目延期的一些快速建议：

• 尽快通知客户或利益相关者项目可能会延期，不要再等待。表达关切总比保持沉默直到最后一刻引起混乱要好。
• 沟通项目延期时保持积极态度。不要找借口或责怪他人，而是要专注于可能的解决方案和项目的未来发展。
• 提供项目延期的一些背景信息，但不要过度深入。准备一个计划来让项目重回正轨，并与客户讨论，因为他们更关注的是解决方案，而不是问题的具体原因。
• 即使新的交付日期不确定，也要坦率地通知时间线的变更。可以表示项目交付可能在1周或1个月内完成（取决于项目类型和时间表），这有助于设定期望，避免进一步的混淆和误解。