如何降低项目管理中的资源风险

在现代企业和专业人士看来，谈论项目管理离不开风险管理。要在激烈的竞争中保持领先，就必须管理各种资源风险，包括关键技能的缺乏、人才短缺、生产力降低等。

根据Gartner风险管理峰会的说法，组织面临的一个主要资源风险是技能差距的增加，80%的组织在寻找和雇佣熟练专业人士时遇到困难。

传统的风险管理技术可能在过去有所帮助，但这些策略通常无法评估和优先考虑风险。当管理者需要同时处理多个项目中的这些资源风险时，这一挑战更加严峻。

采用全面的资源管理软件（比如PingCode、Worktile）是缓解资源相关风险的一种有效可靠的方法。它为管理者提供数据驱动的洞察，以预测风险并实时监控，以保持领先优势。

首先，让我们先了解各种资源相关的风险以及资源管理解决方案将如何有效地帮助缓解这些风险。

什么是资源风险？

资源风险是指那些如果发生就会对项目和企业产生负面影响的一系列意外事件。例如，长期的员工缺勤会影响项目时间表，并显著导致项目延迟。

根据PMI的说法，资源风险在PERIL数据库中的记录不到三分之一，但其影响却要大得多。

资源相关风险包括哪些

资源不足：组织通常有待进行的项目。然而，由于持续使用旧系统，管理者无法完全了解这些项目及其劳动力需求。这使得他们难以确保及时启动项目的资源可用性。最终，这会导致最后一刻为了能力竞争资源或高成本招聘。

劳动力利用率不佳：当管理者无法了解资源预订、能力和可用性时，可能会导致资源使用不足或过度负载。在资源利用不足的情况下，可能会导致员工参与度低和士气低落。相反，如果资源过度利用，员工可能会感到压力大、精疲力尽等。因此，劳动力利用率不佳最终会导致生产力低下、计划外的离职和项目工作流程的中断。

员工过劳和计划外的离职：当资源持续被分配超出他们的技能集、知识或能力范围的任务，并且持续一段较长时间时，可能会导致与工作相关的压力和疲劳。如果这种情况持续存在，可能会导致过劳。这会影响他们每天执行任务的能力或按时完成工作。此外，员工可能会选择频繁请假以避免工作，导致缺勤，最终导致计划外的离职。

技能过时：由于技术的快速发展和技能需求的变化，资源的当前能力很快就会变得过时，导致技能差距。这可能使他们无法承担新的或高级的项目，可能导致错失商机。此外，技能过时还可能阻碍正在进行的项目流程，导致客户不满和声誉损害。

日程冲突：在矩阵组织结构中，资源跨不同部门、团队或地点工作，实时获取他们的日程变得具有挑战性。这种对当前预订、假期、计划请假等缺乏了解可能导致日程冲突。如果这些问题不能及时解决，将导致资源不可用、分配不足/过度以及项目时间表/预算超支。

依赖关键资源：由于具有专业技能的资源稀缺且成本高昂，组织在给定时间内只能拥有有限数量的这类资源。然而，当对这些关键资源的需求突然增加时，项目优先级可能会相互竞争。这种对关键资源的依赖可能导致他们超出能力工作，损害他们的生产力和工作质量。

生产力降低：由于过度的工作量、不切实际的截止日期、技能不匹配、士气低落等多种因素，员工的生产力下降。此外，工作停滞也可能导致士气低落和次优表现。当管理者未能解决这些问题时，员工会经历失联和过劳。长期来看，这可能导致离职，减少公司的内部人才库。

外包风险：外包构成超过四分之一的资源风险。寻找项目合适的资源导致项目延迟。与海外承包商合作的另一个风险是在最后一刻更换人员。这需要额外的培训、知识转移和关系建设努力，影响项目的时间表和成本。

增加闲置人员数量：当执行阶段的主要活动或任务完成后，非关键资源通常会被逐步淘汰。这种资源的突然减少导致闲置人员数量增加。此外，还有其他原因可能导致这种情况，包括临时取消项目或因预算限制而停滞不前的项目。如果发生这种情况，公司将面临严重的人才和财务损失。

继任计划的缺失：当领导职位或关键资源的人员离开公司时，会出现明显的空缺。没有继任计划会扩大需求差距，关键/经验丰富的资源的不可用甚至可能导致项目停滞。这将创造一个不稳定的工作环境，使其他员工失去工作动力。这还会增加工作量，危及交付成果的质量。

根据Gartner的说法，拥有一支优质的领导力储备和一个稳固的继任管理过程是至关重要的。这些是项目管理中一些常见的资源风险。接下来让我们了解一下风险管理的重要性，它是如何推动项目成功的。

降低项目管理中资源风险的重要性

由于项目依赖于各种类型的资源（如人力、财务和物理资源）来实现其目标和目标，因此组织有效管理资源风险至关重要。如果做不好将危及项目时间表、预算和总体成果。有效管理劳动力使管理者能够防止资源过度分配和利用不足，这将增加生产力并减少成本超支。

此外，如关键资源的不可用或关键人员的获取等资源相关风险将对项目时间表产生负面影响。因此，有效管理这些风险将确保项目有适当的资源可用，并且项目里程碑能够及时完成。

资源管理不善可能导致预算超支、分配不当或意外费用。通过实施有效的风险管理技术，组织可以识别成本上升因素，监控资源开支，并做出明智的决策以控制项目成本。

风险管理使管理者能够识别知识和技能差距，并通过培训计划、招聘努力或重新分配资源来解决这些差距，确保项目具有必要的能力。此外，管理者可以制定应急计划，以缓解不可预见事件的影响，确保项目的连续性，减少项目失败的可能性。

最后，通过管理资源相关风险，管理者可以在利益相关者中建立信誉和信任，从而提高满意度和项目成功率。

资源风险管理是项目管理的一个重要组成部分。让我们了解一些确定资源风险的步骤。

评估项目资源风险的步骤

在项目启动之前，管理者必须评估所需资源的类型、数量、角色、时间表及费率。这种洞察力让公司能够保持警惕并预测潜在的资源风险，例如短缺、日程冲突、突然减少、计划外缺席、利用不足、对关键个体的严重依赖等。

项目经理在开始风险识别过程时，必须自问：

• 项目生命周期中可能发生哪些潜在风险？
• 这些风险可能对项目交付产生什么后果？
• 公司是否拥有必要的资源（人力和非人力）来有效管理这些风险？

通过主动识别这些风险，管理者可以提前制定强有力的纠正策略，这些措施可以最小化风险对项目预算/进度的影响，并保持项目动力，确保及时交付。

1.风险评估

风险评估要求管理者对识别的风险进行全面评估，以确定每个资源风险发生的可能性、优先级和严重性，目标是提供一种结构化的方法来理解和解决这些不确定性，使组织能够开发出缓解策略，以最小化或预防不利结果。

以下技术可以帮助管理者进行风险评估：

• 风险登记：也称为风险日志，在项目管理中用于系统地识别、评估和管理特定项目中的潜在风险。它通常包括基本信息，例如每个风险的性质、发生的可能性、潜在的业务影响、预防措施等。风险登记必须在整个项目过程中定期更新和审查，以确保其保持准确并反映当前的情况。
• SWOT分析：帮助管理者探究项目的“优势”、“劣势”、“机会”和“威胁”。通过识别优势，公司能够从竞争中脱颖而出；识别劣势则帮助公司找到改进点。机会指导目标设定，而理解威胁有助于提前识别潜在的项目风险。有了这些洞察力，公司能有效减轻风险，提高项目执行效率。
• 头脑风暴：头脑风暴是一种合作技巧，它集合团队成员产生创意，解决关键问题并创新。它利用团队的多样化经验和专业知识，开发出全面解决方案来应对项目管理中的紧急问题，因此，它对于主动识别潜在资源风险并实施预防措施非常有效。
• 德尔菲技术：德尔菲技术涉及一组专家匿名分享对各种风险的意见。他们首先提出各自的想法和建议，然后通过反馈轮次来细化思路，目的是就风险的可能性和影响达成共识。这一过程持续进行，直到形成集体观点。最终报告总结共同认可的发现，并提出应对风险的策略。

风险缓解策略是一套旨在根除或减轻项目资源风险影响的计划行动或响应。制定明确的缓解计划包括：

• 识别和评估潜在风险后，首先基于风险发生的可能性、影响、重要性和时间敏感性进行分析。
• 管理者需要为每个识别的风险指定特定个人或团队负责，并传达他们的角色和责任，以无缝执行行动计划。
• 负责人需为每个资源风险设定清晰的目标，定义成功标准及缓解策略，指导后续行动。
• 指定的个人或团队（即风险所有者）应主导开发针对每个识别风险的目标策略，确保采取量身定制的方法。
• 策略确定后，管理者必须分配必要资源，包括人员、预算和技术，确保缓解策略的有效实施。

2.监控和控制风险

监控和控制风险的过程包括定期追踪、审查和优化风险计划，确保有效性并覆盖项目生命周期的所有阶段。具体步骤包括：

1. 定期发送状态更新，保持项目团队和利益相关者与项目进展同步。
2. 决策者需定期与风险所有者沟通，确认风险缓解工作的顺利进行。
3. 管理层必须监控风险注册表的更新和变化，并及时标记问题。
4. 同时，管理者需要定期监控和分析为应对潜在资源风险而分配的预算储备，确保资金充足并采取必要的纠正措施，保证计划的顺利进行。

如何降低项目管理中的资源风险？

根据盖洛普的研究，不适当的风险管理做法可能导致企业和市场价值的重大损失。显而易见，无法提前缓解风险会影响项目的健康。这也将对公司的财务可持续性和市场声誉产生负面影响。以下部分讨论如何在当今的动态项目管理场景中减轻资源风险。

预见并填补需求缺口以避免临时性紧急处理

一旦管道机会达到一定的概率阶段，项目经理必须估计项目资源需求，以确保组织内具有必要的技能。随后，资源经理必须进行能力与需求分析，以确定技能短缺或过剩。因此，他们可以实施适当的资源处理措施，提前缓解需求缺口。

例如，在资源过剩的情况下，经理们可以提前项目日期或以折扣价出售额外的能力。然而，在资源短缺的情况下，经理可以为现有员工提供培训/提升机会，或根据项目需求招聘永久/临时资源。这些措施可以帮助避免临时性紧急处理，并减少能力浪费。

确保有效的资源分配以提高生产力

有效的资源分配是确保项目成功交付的关键。为此，组织必须将最适合的资源分配到相关的项目任务中。因此，经理可以评估各种资源属性，如可用性、技能组合、知识、能力、计费率等，以确定合适的员工。

当正确的资源投入正确的任务时，可以确保更高的生产力，减少错误，并提供更好的质量结果。此外，它消除了将技能不足/过剩的资源分配给不匹配任务的可能性。因此，它有助于经理们使项目保持在轨道上并满足客户期望。

PingCode：人员排期表

保持临时员工和正式员工的健康组合

在竞争激烈且不稳定的商业环境中，拥有一支混合型员工队伍有利于管理需求波动。根据当前和管道项目的需求，经理可以形成永久雇员和临时雇员的平衡组合。

在季节性高峰期，经理可以利用按需专业人士，以避免过度使用现有员工，特别是那些具有专业技能的员工。这使他们能够确保项目工作流程的顺畅进行，而不产生额外的开销。因此，利用临时员工可以帮助公司保持项目质量，确保及时交付，并降低资源成本。

利用跨矩阵边界的成本效益全球资源

通过积极的资源规划，企业可以确定并分配成本效益的本地和全球资源到项目中。通过将高成本资源替换为来自低成本地点的有能力的专业人员，经理可以在不影响质量的情况下显著降低项目成本。

此外，这种方法还使企业能够利用全球最优秀的人才并使员工队伍多元化。除此之外，跨矩阵边界拥有成本效益的资源还使组织能够提供全天候的客户服务。这提升了整体运营效率并提高了客户满意度。

应用资源优化技术防止员工倦怠

实时跟踪员工利用率是至关重要的，以识别和减轻员工利用不足或过度利用的情况。经理可以实施适当的资源优化技术，如水平和平滑，来优化劳动力的计划并确保均匀分配工作负载。

对于时间限定的项目，经理可以通过在团队成员之间重新分配工作负载或分配额外的员工来减轻过载资源的压力，以维持项目进度。与此同时，对于灵活的项目，他们可以根据资源的可用性调整任务的开始和结束日期。这些技术使经理能够预防过劳并提升资源健康指数。

实施适当的培训和多技能计划以缩小技能差距

组织必须拥有具备多样化技能的适应性强的员工队伍，以满足新兴客户和市场需求。因此，他们必须优先考虑并开发全面的培训和多技能模块，以缓解现有的技能缺口并提升员工的竞争力。

经理们可以提供个人发展计划、在职培训和跟随机会来扩展员工的技能组合，并为他们提供多种竞争力。结果，这将帮助公司承担多方面的项目并最大程度地提高盈利能力。因此，建立多样化的员工队伍使组织能够在市场波动中保护其业务，并确保财务稳定。

促进有效的后备人员管理以提高可计费利用率

高效的后备人员管理使公司能够管理在不同项目阶段突然减少资源的情况。通过先进的预测技术，经理们可以预测资源将何时从项目中释放。因此，他们可以查看当前项目的空缺，并在资源进入后备名单之前为他们安排工作。

通过将这些资源分配给即将开始的项目，经理们可以确保持续的可计费利用率并减少后备时间。此外，如果资源不符合最低资格标准，经理可以为他们提供适当的培训/提升机会，以提高他们未来工作的可计费利用率。

为关键职位制定强有力的继任计划策略

继任计划是一种未来导向的实践，确保关键职位的关键资源突然辞职不会对公司或正在进行的项目产生负面影响。为此，经理可以查看内部渠道，以识别具有持续良好业绩的高潜力资源。

他们可以通过为这些候选人提供适当的培训来为他们做好准备，以便他们可以承担战略或高级职位。这将确保他们顺利过渡到新角色并进行知识转移。此外，当内部资源获得更好的机会时，可以降低员工流失率，提高士气并增强参与度。

现代资源管理软件如何帮助降低资源风险？

企业级资源管理系统提供的功能使管理者能够有效地分配和规划资源。该工具的先进功能使组织能够有效地管理其资源，并将与劳动力相关的风险降至最低。

（PingCode：项目规划）

该工具提供了对组织资源及其信息的360度可见性，如技能、资格、可用性、成本、位置等。这使经理能够将胜任的资源分配到适合的项目中。它提供了一个能力矩阵，帮助企业实施有效的继任计划策略。

预测和能力规划功能使经理能够预见管道项目需求。能力与需求报告有助于确定资源过剩/短缺，并采取适当措施弥合差距。

预测与实际利用率报告帮助经理实施纠正措施，消除利用率不足/过高。它还使他们能够将熟练的资源从非计费工作调动到计费或高优先级项目中。实时项目空缺和后备人员报告使组织能够识别并将后备名单上的资源分配给计费或战略项目。

如果分析使经理能够创建和比较各种项目场景，并确定最佳的资源计划。这有助于经理在项目的时间表、预算或质量受到影响之前，识别可能出现的潜在瓶颈、资源短缺或冲突，并缓解这些风险。

简而言之，这就是理想的资源管理解决方案如何有效帮助组织缓解风险的方式。

结论

你是否仍在手动使用电子表格来记录项目中与资源相关的风险？显而易见，资源风险是项目中固有的，并且如果不提前有效缓解，可能会不断发展。因此，经理可以通过资源管理工具在项目生命周期内细致地识别、分析和控制资源风险。它还提供了早期预警，以便在风险阻碍项目进展之前对其进行跟踪。