项目工作任务分解必备工具——WBS定义及使用方法介绍

想要做好项目管理，就必须掌握这个方法——WBS分解法，但由于每个项目的独特性、在实际应用中仍然会遇到一些问题，梳理以下4个重点便于大家理解。

一、什么是WBS

WBS（Work Breakdown Structure）指的是工作分解结构，是一种将项目分解为可管理和控制的任务或工作包的工具。它将一个大型的、复杂的项目分解成更小的、可管理的任务，将每个任务进一步分解为更小的子任务，以便于项目团队逐步理解和掌握项目的工作范围、目标和进程。

WBS通常以树形结构的形式展现，根节点表示项目的总目标，下面的分支表示项目的主要阶段或工作包，再次下面的分支表示具体的任务或子任务，最终形成一个完整的工作分解结构。WBS的每个节点都有一个少数的编号和名称，这些编号和名称可以方便地用于分配任务、跟踪进度和成本、评估风险等。

WBS是项目管理的核心工具之一，它可以帮助项目团队和相关利益相关者明确工作范围和目标，组织和管理项目，分配任务和责任，确定进度和成本，提高沟通和协作，减轻项目风险，最终实现项目的成功。

二、如何使用WBS

1.WBS重点一：明确颗粒度，责任到人

WBS 的实质思想之一，是要体现在项目过程中项目职责的落实和明确划分。

由于项目管理的自身特点，在项目规划阶段，我们很难盘点项目涉及的全部事项，对一些远期才能完成的成果，项目初期可能无法分解。即使是在一个理想环境下，工作分解过细，也会带来管理成本的无效耗费，资源使用效率低下，同时 WBS 各层级数据汇总困难，所以我们需要明确WBS的作用到底是什么？

• 分解自上而下，逐级进行分解。
• 对于小项目分解层级一般为4-6级就足够了，层级越多越不易于管理。
• 节点最终分解到一个人工作量以日为单位。
• 相同任务只能在WBS的一个节点上出现，不能出现工作重复的节点内容。
• 一个任务节点也只能一个人负责，其他人配合。
• 一个任务节点也只能一个人负责，其他人配合。
• 分解的任务节点，应该与实际工作情况一致，这样才能对项目进行指导

在明确作用后，项目分解的结构也是至关重要，WBS分解结构的特点是：

• 1、分解自上而下，逐级进行分解。
• 2、对于小项目分解层级一般为4-6级就足够了，层级越多越不易于管理。
• 3、节点最终分解到一个人工作量以日为单位。
• 4、相同任务只能在WBS的一个节点上出现，不能出现工作重复的节点内容。
• 5、一个任务节点也只能一个人负责，其他人配合。
• 6、分解的任务节点，应该与实际工作情况一致，这样才能对项目进行指导。

明确颗粒度，“责任到人”是项目管理的核心，在每一层次 WBS 分解过程中都考虑到项目责任划分和归属，尽可能每一个最底层的节点根据WBS分解结构的特点，来确定分解的任务节点以及少数责任人（或部门）。

2.WBS重点二：根据项目差异化合理应用

在实际的管理实践中，一个项目往往有多种分解方法，可以按照工作的流程、可交付成果分解，也可以在不同层级使用不同的方法，在一些大型复杂项目中，常常还涉及诸多的对外采购活动，合同中清单分解项目依赖具体的场景需求，有时候还会受到独立的行业标准和惯例约束。

不同的分解方式侧重点不同、相互之间难以统一，造成了 WBS 方法在理论上容易理解但在具体场景下操作实施的难度。

解决这一矛盾，首先要理解 WBS 方法的另一作用，是实现项目进度/成本控制的基础，如果没有这个功能，WBS 在具体活动中没有任何特殊意义，只是一个工作备忘录。

结合这一作用，我们可以考虑在应用 WBS 方法的时候，将其分为两个部分：

1、上层部分为大项工作分解结构，可以参考项目的高层级目标，将整个项目按级别划分若干大项和单项。大项分解可以参考项目的生命周期、各个阶段、各个里程碑控制点等原则划分；

2、下层部分为小项工作分解结构，部分划分也不一定严格遵循80小时等传统原则，尽可能有一个相对完整等交付成果即可，如果涉及对外合同，尽量让底层部分的分解层次位于合同清单项之上，避免混乱、也利于工作量和成本衡量。

结合两个部分，我们需要考虑到WBS的分解原则和因素。

原则：

• 100%原则：100%覆盖项目的可交付物，每一层分解的子任务也要100%覆盖它的父级任务范畴;
• 元素互斥：WBS结构中各个元素是相互独立不交叉的;
• 围绕产出：在列举VBS工作包时，要按照期望的产出物计划，而不能只是规划行动事件；
• 工作包颗粒度：可交付、可分配、责任到人。
• 横向到边原则：任务分解不能出现漏项，不能包含不在项目范围内的任何产品或活动。
• 纵向到底原则：任务分解要足够细，最底层的任务活动可直接分配到个人去完成。

因素：

• 确定适当的WBS层次，最底层WBS的元素需要对应有形的交付物。
• 对WBS生命周期的考虑，需要考虑不同项目阶段的活动发展。
• 项目计划、绩效报告、整体变更控制、包括范围管理等。
• 资源计划和风险管理的需要。

3.WBS重点三：具体步骤及工具

WBS具体步骤需要做到：

1、提出需求并进行需求确认： 所有项目参与人员，会议讨论需求，确认所有主要项目工作，确定项目工作分解的方式，同时识别和分析可交付成本及相关工作。

2、确定WBS的结构和编排方法，画出WBS的层次结构图并制作详细WBS：将项目细分，详细到可以对该工作包进行估算（成本和历时）、安排进度、做出预算、分配负责人员或组织单位； （采用自上而下逐层细化分解）

3、为WBS的组织部分指定和分配标示编码；在WBS中，要将各项工作由上层向下层用多为码编排，编码规则可以根据项目工作的数量、个人思维习惯等进行设定，但是要保证每项工作有少数的编码，并可以体现出上下层工作之间的从属关系。

4、WBS审查及更新：验证上述分解的准确性，并随着其他计划活动的进行，不断地对WBS更新或修正，直到覆盖所有工作。

工具：

EXCEL、VISIO、Process on、MindMaster （很多项目流程图、思维导图等软件均可以使用）,如果是团队使用则建议Worktile、PingCode等专业项目管理软件。

04.WBS重点四：相关名词、优点及任务宝分解维度

WBS相关名词：

控制账户：是一个管理控制点，在该控制点上，把控范围、预算、实际成本和进度加以整合，测量绩效。

工作包：最底层次的组件，通常表达为可交付成果。工作包可以对相关活动进行归类，以便对工作进度进行估算，开展监督和控制。

规划包：规划包同样是WBS最低层次组件，位于控制账户之下，工作范围是已知的，但其包含的活动或者对应的工期和预算是当前未知的，需要随着项目的深入进一步了解。

WBS词典：用来描述各个工作部分，WBS词典通常包括工作包描述，进度日期、成本预算和人员分配等信息。

活动：活动是工作包（规划包）的组成部分，不属于WBS组件，活动经常被细分为任务。

3、WBS任务包分解维度

WBS对项目管理非常重要，是撬动时间、成本、质量和风险管理的基础，学会运用WBS分解法，可以帮助我们保证项目结构的系统性和完整性，使得项目的形象透明化，也为后续的工作奠定了基础，更是各部门沟通协调的手段。WBS如何在进度管理、风险管理、团队管理等也需要每一个项目经理自我挖掘提取适合属于自己的方式。

延伸阅读：国内外一些使用较广泛的项目管理软件推荐

1. PingCode ：一站式软件研发项目管理工具，覆盖软件研发项目全流程。2021年入选36氪项目管理软件金榜-研发项目管理榜单 前二；适用于十几人到千人规模的的团队。知名客户包括宁德时代、小红书、商汤科技等；支持私有部署、麒麟鲲鹏等国产系统。

2. Worktile  ：是国内市场占有率较高的项目管理软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。并且有许多知名客户，比如百度、招商银行、小米、旷世等等。

3.Redmine：国外的一款免费开源的基于web的项目管理和问题跟踪工具。使用MySQL, PostgreSQL或SQLite作为数据库，支持插件扩展，可以运行在Windows, Linux, Mac OS X等操作系统上。Redmine支持40多种语言，包括中文。

4.Asana：在全球也算是知名的项目管理软件，从用户数量来看，Asana绝对是一款相当受欢迎的工作管理和协作平台。并且它曾经被《财富》杂志评为优异工作软件之一，并且有许多知名的客户，如NASA, Uber, Spotify等。

5.Jira：全球较早的软件研发过程管理工具之一，被广泛应用于缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。但近些年对国内用户的政策并不友好，特别是停售 Server 版，一定程度意味着对国内中小企业禁售。