如何轻松做好项目规划？做好项目规划的框架及9大步骤

如何轻松做好项目规划？9大步骤：1.定义项目要解决的问题； 2.制定使命陈述，然后再制定主要目标说明；3.制定能达成所有目标的项目战略；4.撰写范围说明书，定义项目范围（要做什么以及不做什么）；5.制定工作分解结构（WBS）；6.利用WBS，估计所需时长、资源及成本（根据具体环境来估计）；7.制定项目总时程及预算。确定项目组织结构，是矩阵组织结构，还是层级组织结构（前提是你可以自由选择）；8.制定项目规划；9.让所有项目干系人在规划上签字；

一、什么是项目规划

项目规划是什么？简单来说，规划就是回答下图列出的问题。

如果你学过访谈方法，就会知道这些问题可概括为何人、何事、何时、何地、为何、多少、多久。看似简单，实则很难。说“很难”是因为，要回答其中某些问题，你必须得预见未来，特别是“这件事需要花多长时间”这类问题。如果没有先例可供参考，这个问题将很难回答。一位工程师曾说过：“你无法替创造力排时间表。” 

二、规划即回答问题 战略、战术及后勤 

要做好项目规划，你必须注意项目生命周期内可能会用到的三种活动：战略、战术及后勤。战略指纵观全局的方法，有时候也被称作“制胜之道”。

举一个例子：

千百年来，人类造船都是把龙骨朝下建造，这样船造好以后，不用翻身就能直接下水。20世纪40年代之前，这个方法一直很有效，可是第二次世界大战期间，造船厂必须加快造舰速度，因此面临巨大压力。当时造舰都是采用钢板，而非木材，很快造船厂就发现，龙骨区焊接作业极为困难，如果从外面焊接，你怎么下到舰船下面？如果进到里面焊接，那人就必须倒立着焊接。埃文代尔造船厂发现，如果将钢质舰船反着建造，那焊接就会容易得多，因为能够从龙骨区外面进行焊接，也就是站在舰船上面作业，在里面也能站立着操作。这一战略非常有效，埃文代尔造船厂造船速度远远超越竞争对手，成本变得更低，质量也更高，该方法一直沿用至今。

做规划的人在选择项目战略时，标准往往是“一直以来都是这么操作的”，而不是选择优异的方法。

制定详细的执行层面规划之前，你必须时时刻刻自问：“做这件事优异的方法是什么？” 执行层面规划 一旦决定采用反造法造船，你就必须确定所有实施细节，必须谨慎细致、锱铢必较。这个时候你就得回答何人、何事、何时、何地等问题。

实际上，许多人谈到“规划”时，他们指的就是执行层面规划，可是，如果项目战略不对，执行面规划做得再好，也只会让你败得更惨。 

后勤，军队最清楚后勤的重要性。

如果没有弹药、食物、衣物和交通运输，就没法打仗。后勤负责的就是这些事务。施工经理能在这个程序上记录什么时候收到多少数量的砖，根据一定的使用速率，程序会算出这些砖用完的时间，然后在用完之前，提醒经理安排补砖。 曾听过另一个例子，印度的一个公路建设项目，工人生活条件非常差，吃不好，睡不好，工人士气非常低迷。可是，项目经理及手下员工却住在附近市区一间很好的宾馆，他们意识到问题后，搬到施工现场和工人住在一起，工人的生活条件立刻得到改善，士气及效率也跟着得到提升。这个例子说明了后勤的附带效应有多么重要。 

规划的要素 ，列出一个项目规划必须包含的要素。

较好将这些资料保存在一个集中式的项目数据库里，刚开始这份电子文档只含有一个规划文件，随着项目推进，再陆续添加报告、变更等文件，等到项目完成时，这份文档将完整记录项目历史，以后可作为参考，帮助其他人制定项目规划及实施项目管理。

有计划地做规划。

将所有人聚在一起制定规划肯定不容易，制定规划这个过程本身就需要规划，如果不事先规划，制定规划的会议很可能变成一次毫无章法的会议，许多组织都深受其苦。也就是说，必须事先制定议程，尽可能限制会议时长，与会人员应“按部就班”，一旦有人离题，会议主持人应尽快让其重回正轨。

下图是项目规划的框架：

执行规划的人应该参与规划制定，否则，干系人可能对规划毫无承诺，他们的估计可能出错，还可能把自己的重要任务忘得一干二净。

制定规划的名列前茅条规则就是做好重新规划的准备，因为必然会遇到意料之外的障碍，而你必须进行处理。这也意味着，如果规划有可能变更，那就不要制定太多细节，因为纯属浪费时间。 因为必然会遇到意料之外的障碍，所以务必做一个风险分析，预测最可能碰到的障碍。

为防止A计划行不通，请制定一个B计划。

那为什么不一开始就直接使用B计划呢？因为 A计划更佳，只是存在一些不足。B计划也存在不足，但是两者的不足之处一定要有所不同，否则B计划就称不上“备用”计划了。 做风险分析有个很简单的方法，就是问个问题：“哪里可能出错？”分别考察时程、工作绩效及项目规划的其他部分。有时候，只需要识别风险就能排除风险，但是，如果无法排除，至少制定一个备用计划。

还有一个提醒：如果和你共事的人是非常喜欢分析的人，那他们可能陷入“过度分析”不能自拔，你要做的不是识别所有可能的风险，只需要识别可能性较高的就行。 做任何事之前都必须明确目标，因此务必要制定一份问题陈述。组织的所有行动都应该达成一个结果，换句话说就是“解决一个问题”。

千万注意：一定要找准最终用户真正需要的解决方案，有时候，项目团队自认为自己的解决方案适合客户，但最后可能弃置不用，造成巨大浪费。将工作分成较小的部分，便于精准估计所需时间、成本及资源。

 项目规划的基本步骤如下：

1. 定义项目要解决的问题。　 
2. 制定使命陈述，然后再制定主要目标说明书。　  
3. 制定能达成所有目标的项目战略。　 
4. 撰写范围说明书，定义项目范围（要做什么以及不做什么）。　  
5. 制定工作分解结构（WBS）。　  
6. 利用WBS，估计所需时长、资源及成本（根据具体环境来估计）。　  
7. 制定项目总时程及预算。确定项目组织结构，是矩阵组织结构，还是层级组织结构（前提是你可以自由选择）。　  
8. 制定项目规划。　 
9. 让所有项目干系人在规划上签字。

下图是项目计划的内容和任务：

以上就是如何做好项目规划的全部内容，希望对大家有所帮助。

延伸阅读：项目规划辅助工具推荐

1.国产研发项目管理工具榜单前二（36Kr发布）：PingCode  【官网：https://datayi.cn/w/z98mjJdR】 

2.国外项目管理工具市场占有率前二：Atassian（如今已经对国内用户停售本地版，政策详情可通过以下文章了解： Jira最新政策及与国内工具大对比 ： https://docs.pingcode.com/blog/tool/16840.html ）

3.国内通用项目协作工具市场占有率前二：Worktile【官网： https://datayi.cn/w/korbgXZo 】

4.国外优异易用项目管理工具：Trello 【官网：Trello.com】

5.优异开源项目管理软件：Redmine 【官网： https://www.redmine.org/ 】

6.优异个人项目管理软件：Teambition（对个人永久免费）【官网：Teambition.com】

以上工具，以及更多工具的对比测评可以通过以下文章了解：2023年排名前十的项目管理软件大盘点： https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html