做好项目任务管理的10款任务管理工具和5大技巧

任务管理是项目管理中最完整的过程之一，它是从项目开始到结束，贯穿整个项目各个开发阶段的过程。 任务管理不仅仅是创建待办事项列表，它还涉及其他各种事情，例如从头到尾跟踪任务，将任务分配给团队成员，并设置截止日期以确保最终按时完成项目。 这意味着任务管理包含许多事情，例如时间、预算、范围、资源等。 

一、使用任务管理软件有什么好处？

使用任务管理软件有很多好处，他们包括：

1. 更高的效率：通过系统化和自动化的方式管理任务，可以减少手动跟踪和更新任务的时间和精力。
2. 更顺畅的团队协作：任务管理软件通常具有内置的协作工具，如评论、聊天或文件共享，以便团队成员之间可以就任务进行沟通和协作。
3. 更高的透明度：任务管理软件可以提供全面的任务透明度，所有团队成员都可以看到任务的状态和进度。
4. 组织和优先级：你可以设置任务的优先级和截止日期，以帮助管理任务的完成顺序。如果没有使用专业的任务管理软件，你可能需要手动跟踪和管理这些信息。
5. 报告和分析：任务管理软件可以提供各种报告和分析，以帮助用户了解任务的完成情况，包括哪些任务已完成，哪些任务正在进行中，哪些任务即将到期等。
6. 错误和遗漏：使用任务管理软件可以减少错误和遗漏的可能性。手动管理任务时，可能会出现忘记任务、遗漏截止日期或混淆任务责任人等问题。

二、主流的项目任务管理软件

1.研发项目任务管理-PingCode

PingCode 是为研发团队打造的任务管理工具，曾获是2021年度中国企服软件金榜研发项目管理榜的评分名列前茅（36氪发布）。知名客户包括小红书、中国科学院、中国联通等。

PingCode 功能覆盖研发管理全生命周期，被广泛用于需求收集、需求管理、需求优先级、产品路线图、项目管理（敏捷/kanban/瀑布）、测试管理、缺陷追踪、项目文档管理、效能度量、目标管理等场景任务的管理。整个团队、跨职能团队都能基于 PingCode 进行任务管理，包括但不限于产品经理、敏捷教练、前端、后端、设计师、测试工程师等等。

在任务管理方面具备创建任务、分配任务、任务拆解、任务工时、截止日期、优先级、关联代码、关联测试、关联用户故事、关联文档，以及构建及部署信息等等。（如下图）

软件优势：

• 产品开箱即用，简单易上手，不需要像某些产品那样经过好几月的培训，以及专门的系统管理专家配置系统才可使用；
• 满足软件研发过程中所有类型任务管理需求；
• 为25人以下团队免费的基础版本，收费版价格仅为国外产品Jira的30%-40%；
• 国产化，支持信创、麒麟等，支持私有部署、定制化以及saas等购买方式；

软件缺点：

• 暂未提供多语言版本；
• 无法支持产品研发以外的项目类型；

【PingCode 官网】

2.通用项目任务管理-Worktile

国内市场占有率较高的项目任务管理软件之一，国内非常成熟的项目任务管理工具。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研、软硬件开发等几乎包含所有类型的项目任务管理。

具备任务管理功能包括：任务拆解（WBS）、任务指派、任务进度跟踪、自动提醒、协作和沟通（如评论、聊天或文件共享）、优先级和截止日期管理、甘特图、报告和分析、工时统计、网盘等等。

Worktile 是一个工具集合，从目标到项目，覆盖企业团队办公全流程场景。从列表到看板、从OKR到甘特图，主流工具一应俱全，能够避免使用多个工具增加成本的情况。Worktile还支持丰富的自定义功能，满足各行业团队场景的个性化工作需求。

【Worktile 官方地址】

3.免费开源研发任务工具-Redmine

为数不多且知名度不错、功能较为成熟的，海外知名的开源项目管理产品。适用对象：定制化开发需求的团队。满足的需求：项目管理，比如项目计划、任务分配、进度跟踪等；缺陷跟踪管理、文档管理、文件共享等.

优点是开源免费的；多语言支持（已经内置了简体中文）；支持多种数据库，如MySQL、SQLite、PostgreSQL；功能丰富，如用户角色控制、问题追踪、自动日历和甘特图绘制、Wiki形式的文档撰写和文件管理，还可以集成其他版本管理系统和BUG跟踪系统，例如Git、SVN等等。

缺点则是：

• 成本更高：开源软件虽然可以节约一定的开发成本，但却会带来非常高的开发维护成本。我们曾算过一笔账：购买一个在线项目管理系统的成本是约是15万/年（100人团队）；开源项目管理系统二开最少需要一个专门的程序员来开发+长期维护，而一个程序员的薪资至少在20W/年，但二开前期人员投入一定不止1个人。
• 功能有限，系统一直处于“能用”的状态；
• 安全性可能更低：当软件应用程序的源代码公开可用时，其安全性变得更加脆弱。

官方地址： https://www.redmine.org/ 

4.海外知名项目任务管理工具-Asana

Asana 是海外一款专业的团队协作和项目管理软件，常年在软件点评网站G2占据前三。可以帮助你高效地组织和跟踪你的工作。Asana可以让你创建任务、项目、目标、看板、时间线等，以及与你的团队成员沟通和协作。Asana还可以与你常用的工具集成，如Google Drive, Zoom, Microsoft Teams等，让你在一个平台上完成所有的工作。

缺点就是需要你【科学上网】，访问速度可能不及国内的工具那么迅速。优点就是功能成熟，在海外有一大批忠实客户。

【官方地址： https://asana.com/ 】

5.免费任务管理软件-Trello

前些年在国内非常知名的海外任务管理APP，自从被Atlassian收购后，绝大部分功能免费，只有少数功能收费。

Trello 是一款可视化工具，可让您的团队管理任何类型的项目、工作流或任务跟踪、添加文件、清单甚至自动化功能：自定义所有内容，确保团队以优异方式运行。最常见的 Trello 使用方式是在项目或流程中跟踪任务，如日程业务运营或管理编辑日历。我们的写作进度流程也是一种任务跟踪。

它是一款典型的看板式逇任务管理工具，非常简单易上手、所以团队能用非常短的时间就熟练使用。缺点和其他海外软件一样，就是在本地部署和云版本的访问速度上受限。

【官方地址： https://trello.com/ 】

6.个人任务管理-Todoist

Todoist是哦全球较受欢迎的任务管理工具和待办清单应用之一，，具有任务管理、提醒、共享、多客户端同步等功能，该应用在中国国内也有不少的用户。

Todoist的优势是，它支持多平台同步，可以在手机、电脑、平板等设备上随时查看和更新任务清单。Todoist的核心功能是，它可以让用户创建项目、子任务、标签、过滤器等，方便用户管理不同类型和领域的任务，还可以与其他应用如谷歌日历、Slack等集成，实现数据共享和协作。

【官方地址： https://todoist.com/ 】

7.云端任务管理系统-Wrike

Wrike是一款基于云的项目管理和协作工具，它可以帮助团队协作，提高生产力。曾在2015年获得优异软件大奖，Wrike可以帮助您跟踪任务、计划项目、分配工作、共享文件、与团队成员进行沟通等等。Wrike还提供了许多其他功能，如时间跟踪、报告和分析等等。

【官方地址： https://www.wrike.com/ 】

8.小团队任务管理-Teambition

Teambition是一款钉钉旗下的项目任务协作工具，以简单易用出名，能够以项目和任务的可视化管理来支撑企业团队协作，含任务、文档、文件、统计、甘特图等丰富应用。

Teambition覆盖常见平台，包括网页端、Windows、macOS、iOS和安卓，提供免费的个人版和收费的企业版供用户使用。个人版承诺永久免费，不限制协作人数；企业版提供企业数据管理、组织架构、权限管理等企业数字化办公方案，存在需求的企业可以付费定制。

缺点就是无法与企业微信、飞书等外部工具打通，以及无法很好的管理一些复杂的多团队多项目任务。

【官方地址：Teambition.com】

9.文档管理软件-Notion

这也是一款多合一的管理工具：知识库+日程+项目管理等，所以你不止能通过它进行任务管理，还可以做非常多的事。Notion主要是针对个人和小团队打造。最近它又增加了一个新的神器AI，程度堪比Chatgpt。

和传统的任务软件不同，Notion采用了模块化的设计，每个段落都是一个独立的区块，可以自由拖拽和布局，而且区块还可以设置为各种类型，包括标题、待办、列表、引用、图片、视频等，甚至还提供了第三方嵌入功能，你可以在其中加入网页片段、代码、思维导图、流程图等模块，创建内容丰富的文档。

【官方地址：Notion.so】

10.综合性任务管理平台-Clickup

Clickup 是国外成长非常快的一款年轻的项目管理工具，与国内的飞书其实有些类似，Clickup 的目标是用一个 App 取代所有单独的生产力工具，一开始提供的就是 All-in-one 解决方案，不希望人们在不同工具之间切换来切换去，进而节约时间，实现真正生产力的提高。



【官方地址：Clickup.com】

三、管理日常任务的 6 个提示和技巧：

如果您正在寻找改进组织中任务管理的方法，这里有一些简单的技巧可以用来提高团队的生产力、协作和效率。 

• 准确的优先级 – 无论您使用什么工具或软件来管理简单或复杂的任务，优先级是高效任务管理的最重要方面之一。 以适当的方式确定任务的优先级非常重要，因为它有助于及时有效地完成计划时间段内涉及的所有任务。 
• 定义里程碑 – 实施任务管理不必有一个大目标，但定义某些里程碑有助于保持团队按时执行任务的动力。 
• 统一管理 – 当您决定需要执行哪些任务时，请尝试将它们全部收集在一个地方、日历、计划器或您喜欢使用的任何东西中。 这有助于避免使工作复杂化并提高工作速度。 将所有内容组织在一个地方也有助于保持一个焦点，使一切变得更加容易和易于管理。 
• 设定实际的截止日期 – 没有人喜欢最后期限，但它们仍然是世界的一部分。 尽管它们很痛苦，但它们确实倾向于提高生产力。 研究证明，当人们意识到自己必须遵守特定的目标时间和日期时，最后期限会使他们更加努力地工作。 但与设定最后期限一样重要，确保您设定可行的最后期限也很重要。 否则，工人会感到比要求的负担更大，这对他们来说是不健康的。 
• 限制每天的任务数 ——“慢而稳赢得比赛”，我们都经常听到这句话。 必须根据个人的成长潜力和生产力设定截止日期。 一长串未完成的任务可能真的让人不知所措，但过度工作并不能解决这个问题。 这里要记住的重要一点是熟练地分配和安排任务。 

四、任务管理与项目管理的关系

大家通常认为任务管理和项目管理是同一个事务，但并非如此， 项目管理是一个更广泛的概念，包括任务管理。 要了解这两个概念之间的区别，首先要了解项目和任务之间的区别。 任务是应该完成的单个工作单元， 这些任务的一部分共同构成了一个项目。 项目是一个更广泛的术语，它具有某些里程碑和要完成的可交付成果。，一个项目也经常需要多人参与。 

例如，您在个人待办事项列表中添加“构建新项目”，而新项目肯定不是一天就能完成的。 你将要将项目分解成更小的块或任务，然后每天一步一步地向前推进。 此外，我们将无法独自完成整个项目，需要一个由许多人组成的公司，这些人在不同领域拥有更多的知识和经验。 

因此，简单来说，项目是需要完成的更广泛的图景，而任务是为了完成大图而需要完成的活动。 因此，我们可以得出结论，任务管理与项目管理的主要区别在于：前者涉及在更大范围内管理整个团队和利益相关者的工作，而后者涉及在较小范围内管理个人工作或活动。