如何创建并维护项目清单

项目清单是开始任何项目管理过程的地方。它们是一个非常好的工具，可以将看起来难以逾越的、分散的任务进行组织。项目清单可以简单到制作一个待办事项列表，或者用于管理许多项目。

使用项目清单非常重要，所以值得我们花一些时间来探讨它是什么、如何创建一个清单以及如何将其整合到项目管理软件中。

什么是项目清单？

项目清单是一个项目的待办事项清单。你可以像使用任何待办事项清单一样，创建你需要在今天、本周或者一个月内完成的任务列表。

但是，它也可以远超过一个待办事项清单。你可以使用它来收集项目的各个阶段，需要完成项目的团队、承包商和供应商，设备、工具等等。项目清单可以帮助你规划项目工作的每一个部分，以便更好地管理任务。

项目清单的多功能性不可忽视。如果你正在管理一个项目组合或程序，并且有许多项目需要跟踪，那么项目清单可以作为保持你的项目组合不陷入混乱的结构。它可以提醒你重要的日期和截止日期，共享资源和其他关键元素。

有时“项目清单”这个术语也被用来描述项目经理在找工作时附加在他们简历上的一份附件。也就是说，他们曾经参与过的所有项目的实际清单。这类项目清单与任务列表类型的项目清单相似，它通常遵循大纲的规则，尽管它描述的是已经完成的项目。

为什么要创建项目清单？

项目清单可以作为一个检查表，确保你记录并可以获取所有重要的项目信息。你需要做得很全面，拥有过多的项目总比拥有过少的好——可以在后期进行编辑。

另一个需要全面的原因是项目清单可以保持有序性。尤其是在传统的项目中，每个活动都会被指定流程和紧急程度。你可以使用项目清单来详细说明这些步骤，包括优先级、截止日期、被分配的人、需要的资源等等。一旦你有了这些信息，你就需要去掉多余的部分。你需要的列表应该短小，但内容丰富。

项目清单是一个变动文档：它应该始终开放更新。项目信息会随着你的项目计划和进度的制定而变化。即使在项目开始执行后，也可能有内部和外部的因素会迫使你调整或删除项目清单的某些部分。

如何制作项目清单？

现在你准备制作项目清单，你应该从哪里开始呢？大多数人会从拿起笔和纸开始，或者在手机的记事本应用上随手记下一些事情。这种静态的方法没有什么问题，但它不利于协作，而你通常需要其他人的参与才能更好地开展项目。

只制作一个列表的另一个问题是，你做的所有工作都将必须转移到你用来管理项目的任何工具上。纸张很适合去商店购物，但如果你在建造桥梁时管理建筑师、工程师和承包商，它就没有那么有帮助了。

使用项目管理工具构建项目清单

如果你从使用项目管理工具开始，那么你就已经名列前茅一步了。大多数工具都允许你导入电子表格，如果你在那里记录了初步想法，然后你就可以指派、跟踪和报告进度，以确保按计划进行。

如果你使用的是在线项目管理工具来制作你的项目清单，那就更好了。这意味着你将能够在计划中与你的团队进行协作，让利益相关者了解情况，并在任何地方和任何时间访问你的计划。

如何维护和优化项目清单

使用项目管理软件来建立你的项目清单，可以为你提供在每个项目阶段维护它的工具。首先，你可以收集列表上的项目。如果是任务，则需要添加持续时间和任务描述，这样你的团队就知道要做什么。

标记优先级

在你的项目清单上为每个项目标记优先级是组织工作的另一个步骤。这可以帮助你看到必须首先进行哪些工作，哪些对项目不那么重要，以及在时间或资金紧张的情况下可以省略哪些工作。

使用时间线视图

将项目清单移到时间线上可以让你在一个时间表上看到所有的项目。这可以给你一个概览，并可以帮助你看到哪些地方可以紧缩，或者需要在你的列表中添加更多的活动。

使用甘特图功能

如果你正在使用甘特图，它既是一个电子表格又是一个时间线，那么你对你的项目清单就有更好的控制。列表中的一些项目可能依赖于其他项目的开始或完成才能开始或完成。链接这些依赖关系可以避免你在后期出现瓶颈。

跟踪资源

一旦你执行项目清单，还有其他的项目管理工具可以帮助你保持在正确的轨道上。例如，拥有资源管理功能可以帮助查看团队的可用情况，并平衡他们的工作负载，使他们更有生产力。