项目信息不足如何创建进度计划表？掌握倒排时间表的5个必备技巧

你是否曾在尝试安排项目时陷入困境？如果你像我们大多数人一样，答案是肯定的。这种困难在项目管理领域中被比作“创作瓶颈”，可能会严重影响项目的进度。

有多种方法可以解决这种复杂的调度问题，无论是因为信息不足、缺乏灵感还是其他因素，其中一种有效的解决方案就是使用倒排时间表。

什么是倒排时间表？

倒排时间表是一种调度方法，这是一种从最后一个任务开始，按照逆序向前安排任务和分配资源的方法，这种方法最好借助项目调度软件来执行。

何时使用倒排时间表？

在项目信息不足或不明确的情况下，倒排时间表是非常有用的。例如，当你只知道项目的交付物和截止日期，而没有其他详细信息时，从开始到结束的规划将会非常困难，在这种情况下，倒排时间表提供了一种有效的解决方案。

其次，如果项目有一个固定不变的截止日期，使用倒排时间表能确保所有任务和活动都在项目的整个生命周期内得到安排，并避免超时。当截止日期不是项目的主要关注点时，可能有更合适的调度方法可以选择，项目经理可以根据项目的具体需求和情况，选择经常或偶尔使用倒排时间表。

倒排时间表的优点

倒排时间表是围绕两个关键“书档”来操作的，即项目的开始日期和结束日期。在这两个日期之间，项目经理有自由度去安排任务和分配资源，只要确保所有任务能在预定的时间内完成。

这种方法的主要优势是它能确保项目不会超过关键的截止日期，这对许多客户和项目团队来说是至关重要的。因为如果项目延期，那么即便其他方面都做得很好，项目也不能算是成功的。当满足截止日期和交付物本身同样重要时，倒排时间表使得整个项目的结构化成为可能。

倒排时间表的风险

倒排时间表也有一定的风险，即使是最有经验的项目经理也需要注意这些潜在的风险，并准备相应的应对措施，以更准确和有效地使用倒排时间表。

在创建倒排时间表时，需要从项目的截止日期开始往回安排任务和分配资源，这可能导致在项目的后期阶段分配了大量资源，而在项目开始时则资源匮乏，如果出现这种情况，整个时间表都需要进行调整。

倒排时间表也可能因项目过程中出现的“小问题”而受到影响。倒排时间表对延误非常敏感，这是因为这种调度方法特别适用于有固定截止日期的项目。例如，如果项目开始时的一个任务比预期多花了一周时间，那么其余的时间表必须在保持固定截止日期的同时进行相应的调整，以确保项目仍然能在预定的截止日期之前完成。

如何创建倒排时间表

项目的大小和范围会影响时间表的复杂性。尽管如此，项目经理还是可以遵循一些基本步骤来创建这种时间表。以下这些基本步骤作为创建倒排时间表的起点，之后可以逐步完善和调整这个时间表。

1、设置截止日期和依赖关系

在创建倒排时间表的过程中，确定每个任务的截止日期是非常重要的。这有助于你了解任务之间的时间距离，以及哪些任务应优先进行。了解任务之间的依赖关系也是必不可少的，这意味着你需要明确哪些任务需要在其他任务完成后才能开始。虽然这些因素在项目进行过程中可能会发生变化，但设置截止日期和明确依赖关系是一个良好的开始。掌握了这些信息后，将任务安排到倒排时间表上会变得相对容易。

2、分配资源

在你了解了哪些任务需要先完成、哪些任务依赖于其他任务后，下一步就是决定完成这些任务所需的资源，这里的“资源”包括人力（多少团队成员）、时间和金钱。有些任务可能比其他任务需要更多的资源，因此，对每个任务逐一进行资源分配有助于确保所有任务都能得到足够的支持，而不会因为资源不足而“饿死”。请注意，这些资源配置并不是一成不变的。随着项目进展和倒排时间表的调整，资源分配也可能需要进行相应的调整。

如下，我们可以通过一些工具实时查看、统计每个团队人员的任务工时资源的分配情况：

3、安排并分配任务

现在该在你的倒排计划上标出任务了，你需要同时考虑每个任务所需的资源和它们之间的依赖关系。了解每个任务的具体要求和限制使任务的安排变得更容易，这些信息也会帮助你决定每个任务需要多少人力。不同的任务可能需要不同数量的团队成员。例如，有些任务可能只需要一个人，而其他任务可能需要三到四个人。

如果某个任务需要多人参与，那么这些人在其他任务中的可用性将减少，任务和资源应尽量均匀地分配，以避免团队成员因资源不均或工作量过大而感到疲劳。

创建倒排计划的5个基本技巧

现在你已经对倒排计划的基础概念和如何开始有了一定的了解，但仍然有更多需要学习和理解的内容。创建倒排时间表是一个需要精细操作和深思熟虑的过程，这个过程可能不是一次就能成功的，可能需要通过多次尝试和错误来不断改进。以下5个关键技巧可以帮助你成功地创建一个倒排时间表：

1、记住任务的截止日期

在管理项目时，除了考虑项目的最终截止日期之外，还需要重视每个任务的截止日期。有些人可能觉得只要整个项目按时完成，各个任务的截止日期就不那么重要。然而，这种思维方式是有风险的，甚至可能导致项目失败。

为每个任务设置明确的轨迹和截止日期是确保整个项目按计划进行的基础。如果某个任务超出了预定的时间，知道它的原始截止日期能够帮助项目经理更准确地调整后续任务的计划，以做出相应的补偿。

2、明智地分配资源

在这种从后向前的规划方式下，有一种风险是在项目的末期分配过多资源，而在项目开始时资源不足。这样做可能会导致项目开端阶段出现问题，从而影响项目后续的正常进行。

为了避免这种情况，建议在开始阶段就应该均匀地划分资源，并尽量平均地分配它们。如果在某个任务完成后还有剩余的资源，这些资源可以重新分配给后续的其他任务。

3、创建应急计划

我们还需要考虑最坏的情况，在最坏的情况下，例如某些任务逾期或失败，可能会导致整个项目受到威胁或延误。为了避免这样的不良后果，建议创建针对特定问题的应急计划。

如果X发生，那么Y也必须发生，这意味着应当有一个预先设定的方案来调整时间表，以便在面临延误或其他问题时能够保持项目的原定截止日期。想象项目的开始日期和截止日期像两个书夹，固定不变，而它们之间的所有内容（即各个任务和进度）应当具有一定的灵活性和可适应性。

4、尝试不同版本的倒排时间表

在项目管理中，创建倒排时间表（也就是从项目截止日期开始逆向计划）时应该保持灵活性和多样性，很多项目经理在创建倒排时间表时常犯的一个错误是将其视为一成不变的方案。实际上，第一版的时间表只是开始，应当考虑多个版本和选项。

为了找到最佳的计划方案，项目经理应当在确定时间表之前尝试以不同的方式分配任务和资源。这样做不仅可以避免陷入一个不够完美的时间表，还能通过对比不同的模拟版本来找出最合适的方案，现代的排程工具可以使多版本比较和选择的过程变得更加容易。

5、使用专业的项目管理软件工具

如上所述，至关重要的是不断尝试时间表，直到它达到最佳状态。使用过时的排程工具会让创建多个版本的时间表变得麻烦，就像用不可擦除的记号笔而非铅笔来书写一样，限制了创造性和灵活性。

建议选择设计有助于创造性和灵活性的排期工具，优质的排程软件会在云端自动保存所有的更改和调整，这样即使在多次更改后，也不用担心重要数据的丢失。寻找具有甘特图、时间线和日历等功能的排程软件，以便构建一个全面而健壮的倒排时间表。