如何创建和利用项目基准

在项目管理的世界里，遵循明确的规则非常重要，尽管有时人们可能更喜欢不受规则束缚。为了确保项目表现良好，项目经理必须清楚地知道，设定清晰的项目范围、截止日期和预算是多么的关键。简单来说，项目经理严格依照项目基准来有效地实现项目目标。项目基准是一个既简单又重要的工具，项目经理利用它来跟踪项目的进展并确保其成功。这篇文章会向你介绍项目基准的基本知识，并教你如何有效利用它们以获得最佳效果。

什么是项目基准？

项目基准是一种工具，用来比较实际项目的表现与之前定下的计划。在项目开始时，项目基准通常是在与客户和项目经理协商后确定并执行的。这个固定的参考点用来分析项目随时间的进度和表现。简而言之，如果你想了解自己在项目中的进展情况，就应该查看项目基准。很显然，这个指标对于判断项目是成功还是失败非常重要。

项目基准的组成部分： 要评估项目在任何特定时间点的表现，需要考虑项目的几个关键因素——成本、进度和范围。这些组成部分共同构成了所谓的绩效测量基准（PMB）。下面来详细了解这些基准：

• 成本基准：指的是项目的总成本或批准的预算。
• 进度基准：指的是项目的时间表，项目需要从开始到结束都按照这个时间表执行，以确保在截止日期前完成且在预算范围内。
• 范围基准：包括项目所有的交付成果和为实现这些成果所需的工作。

通过PMB，你可以了解到在项目的一个组成部分上所做的修改如何影响其他组成部分。将这三个基准与相关的项目管理工具和流程结合起来，对于项目的成功至关重要。

项目基准的示例

让我们通过一个例子来尝试更好地理解项目基准的思想。想象一下，如果要建造一个游泳池并雇佣了一些人帮忙。首先，确定了以下项目基本信息：

• 预算：35000元
• 时间表：9月的前两周
• 项目范围：按计划建造游泳池

这些都是项目的基准，包括要交付的游泳池和完成它所需要的工作。这只是一个很基础的项目基准例子。每个项目，不论大小，都需要一个基准来保证正常运行。

如何创建理想的项目基准？

要创建一个理想的项目基准，可以遵循以下六个步骤：

第1步：确定范围基准

这是项目基准中最重要的一步。首先要明确以下几点：

1. 项目的目标或目的是什么？
2. 这个项目要解决什么问题？
3. 期望交付什么？
4. 项目的关键步骤，即里程碑是什么？
5. 项目有哪些限制？
6. 流程或交付方式应该是怎样的？

通过回答这些问题，可以制定一个包含目标和交付物的清晰的项目范围声明。这就是项目范围基准，它定义了项目的最终目标和要达成的成果。

第2步：创建工作分解结构

接下来是创建一个与项目范围一致的工作分解结构。可以通过以下方法来实现：

• 概述为实现项目最终目标所需完成的所有工作。
• 列出完成这些工作所需的所有资源。
• 把大的交付物分解成小部分，这样团队成员可以更清楚地了解完成工作的路径。
• 将所有工作细分为任务，再进一步细分为子任务。
• 包含任务的详细描述，确保没有误解或遗漏。
• 定义任务之间的依赖关系，以便能够系统地组织所有工作，识别项目的关键路径，准确制定时间表。

第3步：确定项目进度表

现在是时候考虑项目的里程碑，为所有任务和子任务设定时间预估和截止日期，最后根据这些估计确定项目的最终截止日期。

第4步：规划项目总成本

了解所需的工作、资源和时间表之后，接下来就是计算这些因素相关的成本。这包括小时工资、可用资源和资产、新资源成本、租金、账单和广告费用等关键元素。还要为突发事件预留一定的安全缓冲，以防不测。

第5步：争取利益相关者支持

这是非常关键的一步，不容忽视。为避免在项目中进行不必要的更改，需要获得利益相关者对详细项目基准和计划的认可。组织会议讨论计划，解答任何疑问，及时做出调整。如果有重大变化，要做到：

• 通知所有受影响的人员。
• 确定哪些流程和系统中的变化需要体现。
• 分析这些变化是否能在现有预算和时间表内完成。如果不能，则需及时告知利益相关者或客户，避免资源耗尽或超出预期时间。 目标是在项目开始前识别并解决计划中的潜在问题。只有在利益相关者同意最终项目基准后，才开始项目。

最终步骤：在时间线视图中保存基准

最后一步是在时间线视图中保存项目基准。这样可以可视化并跟踪到目前为止的计划。一旦分配了所有任务并设定了截止日期，就能看到整个项目的布局。

通过使用如SmartTask的时间线视图，可以轻松地与团队分享项目基准，并及时更新。这个工具还允许可视化项目的依赖性和关键路径，帮助团队正确地推进项目。

为什么要抵制项目基准的变化？

项目基准设立的目的是为了确保项目能按照原始计划进行。它是分析项目性能的关键工具。在项目进行过程中，项目经理必须尽力避免对基准的任何变更，因为这些变更可能会造成混乱和中断，妨碍项目的顺利进行。如果确实需要对基准进行调整，应该在项目开始之前或正式启动之初完成，并且所有项目团队成员都要被告知。但是，如果项目范围发生了根本性变化，那么可能需要更新项目的基准。

你应该在什么时候更新项目基准？

一般而言，当项目经历重大变化时需要重新设定基准。这些情况可能包括：

• 团队可用性出现意外变化
• 突然的变更请求
• 成本失控
• 项目重新规划
• 风险实现或机会出现导致原计划时间表过时
• 面临任何意外挑战或紧急情况
• 更详细规划需要调整之前设定的活动
• 对其他项目要求和限制的变化

在进行更新或重新基准化时，目标是从之前的错误中学习，制定出更好的计划来应对挑战，并按时交付预期结果。对项目基准所做的任何变更都需要在实施前得到高级管理人员和利益相关者的批准，以避免频繁更改和更新项目基准。

如何使用项目基准？

创建项目基准后，可以用来进行各种项目性能的测量和跟踪。这里有三种方法可以更好地利用基准管理项目：

1、比较设定基线完成的工作

进行项目基准化的主要目的是确保项目按预定路径进行。因此，定期回顾项目基准并分析项目性能是否符合预期非常重要。项目经理需要定期将基准时间表与实际工作进度进行比较。在评估时，要注意以下几点：

• 是否有任务提前完成
• 是否有任务进度落后
• 是否有未按计划完成的里程碑
• 对项目时间表产生影响的资源分配变化
• 对项目时间表产生影响的范围变化
• 整个项目以及特定部门或工作流的项目交付速度趋势
• 项目时间表的变化可能对成本产生影响

核心在于检查项目是否按照要求取得进展。虽然预计和实际日期之间可能存在些许差异，但关键是关键路径和主要里程碑与预期的差异不应太大。使用像SmartTask这样的工具可以使实时监控和管理项目更容易，并通过时间线视图轻松跟踪进度，分析项目是否遵循关键路径和基准。

2、采取措施坚持原计划

通常建议避免改变项目基准，因为这样的变化可能会导致混乱，甚至使项目失败。然而，有时对计划进行微调（有时甚至是较大的调整）是非常必要的，以确保基准保持不变，并且项目能够按时交付预期成果，不超出预算。比如，在比较项目进度时发现某个关键任务延误，或由于依赖任务或资源问题导致的其他任务可能延迟。在这种情况下应该怎么做呢？不能坐以待毙，等待问题放大。以下是一些纠正措施，以避免偏离基准：

• 首先，如果任务在关键路径上，需要立即采取行动。
• 查明延迟的原因，比如是否任务依赖于外部因素如物料交付或设备问题。
• 如果可能，尝试解决问题或改变任务的优先级，以确保不影响截止日期或预算。
• 探索是否可以提前完成未来的任何任务，或者是否可以同时进行多个任务，以弥补时间损失。
• 如果任务延误是由于内部因素，比如另一个任务延迟或任务指派者的原因，可以采取以下措施：
• 如果可能的话，分配更多人力和资源，确保进度滞后的任务能按时完成。
• 尝试指导任务指派者，确保他们能够按计划完成任务。
• 如果指派的人已经负责其他导致延误的任务，考虑重新分配任务给其他有闲置时间的人。
• 如果以上方法都不可行，考虑是否可以同时进行或在较短时间内完成关键路径上的另一个任务，以争取时间。
• 分析你之前的估算中是否存在某种模式或错误，从而改进估算的准确性。
• 重新评估即将到来的项目阶段和任务所需的资源，以防止不必要的变化和问题。这可能会导致项目基准略微调整，但并非所有变化都是不好的，这些变化可以使项目基准更好、更成功。

总的目标是确保关键路径和项目的截止日期不受影响。如果成功做到了这一点，意味着你在按照项目基准运行，并且项目一切顺利。请记住，在项目中实施任何变化时，有效地向团队成员和相关方传达所有变化非常重要。沟通在项目成功中的作用不可低估。选择适合你的业务的正确沟通工具，以在组织内部有效地交流信息。

3、成果分析

在项目结束时，通常会举行一次评审会议，以确定项目是否达到了最初设定的目标和标准。这些目标可以涵盖各种主题和质量测量。项目基准是评估是否达到了数据驱动的成功标准的强大工具。你还可以将其视为资源，用于更好地理解变化对项目的影响，并为未来制定更好的计划。

SmartTask 如何帮助你设置和利用项目基线

SmartTask是一个项目管理工具，旨在帮助你轻松设定和利用项目基准，从而使项目管理变得更加容易和高效。以下是它如何成为设定和利用项目基准的理想工具的方式：

• 任务和子任务：将项目工作细分为任务和子任务，使管理更具条理。
• 分配责任：将任务分配给特定团队成员，并确保所有相关人员都能跟踪任务。
• 基准：为每个任务设定成本估算、持续时间和截止日期，以建立项目基准。
• 富文本描述：在任务描述中添加详细信息、指导和预期，确保每个人都了解任务的要求。
• 文件附件：附加重要文档和文件到任务，如项目范围，以便团队能够轻松访问。
• 视频会议与聊天：使用任务评论、聊天、VoIP和视频会议功能实时交流讨论和更新。
• 日历视图：与团队和利益相关者共享日历视图，以便了解项目日常事务、即将到来的任务和事件。
• 里程碑：将重要任务设置为里程碑，以跟踪项目进度。
• 时间线视图：通过时间线视图估计项目时间线，可视化依赖关系和项目关键路径。
• 任务依赖性和关键路径：轻松了解任务之间的依赖关系，以确保项目进展顺利。
• 时间跟踪：跟踪个人在任务上花费的时间，以确保不违反基准预算。
• 项目仪表盘：使用项目仪表盘监控项目性能，特别是投资组合视图，可同时关注多个项目。
• 自动安排任务：根据当前进度自动重新安排任务，以适应变化。
• 资源管理：轻松跟踪团队成员的工作负荷，重新分配任务以确保项目按计划进行。
• 邀请客人：与利益相关者和客户沟通变化和进展，确保他们保持在循环中。
• 白标：白标功能允许你将SmartTask平台标记为自己的，使客户访问更加顺畅。
• 自定义分析：项目完成后，轻松检查性能和关键指标，并下载报告供评估和未来参考。

通过SmartTask，你可以设定项目基准，有效地利用它，并引导项目向成功、高效率和满足利益相关者期望的方向前进。你可以免费开始使用SmartTask，亲自体验这个过程，相信你会看到更好的项目结果和生产力。

为什么在项目管理中拥有基准很重要？

项目基准实际上是确保项目成功的基础。它具有以下重要作用：

• 提供每个团队成员的主要职责的清晰可见性。
• 有助于产生高效的结果。
• 监控项目的进展和表现。
• 发现可能的挑战和改进领域。

换句话说，如果没有明确定义的项目基准，项目可能会失控，范围扩大，成本超支，截止日期延迟，最终导致项目失败。因此，在整个项目生命周期中，所有合作伙伴、客户和利益相关者都必须共同维护、理解并支持项目基准。