什么是项目范围？范围管理的步骤、技巧和工具

定义项目范围是项目计划过程的关键部分。那是因为项目范围定义了哪些工作将是项目的一部分，哪些工作不会是项目的一部分，这在制定项目预算和进度表时至关重要。

范围管理是项目管理的一个重要领域，我们有很多要了解的。但在我们深入了解之前，让我们先从项目范围的定义开始。

什么是项目范围？

项目范围是完成项目需要做的所有工作的总量。为了定义它，项目经理必须将项目分解为将要执行的任务和交付成果，以满足目标和利益相关者的要求，并成功完成项目。

定义项目范围是项目计划过程的重要组成部分，因为基于范围，项目经理会组建他们的团队，估计需要哪些项目资源，并确定项目计划、进度表和预算将是什么。

一旦确定了项目的范围，就需要通过一个称为项目范围管理的过程进行管理，项目管理软件可以帮助你管理范围。

什么是项目范围管理？

项目范围管理是一种跟踪项目范围的过程，以确保它在项目开始后不会失控。重要的是，不要在没有项目经理的监督下向项目范围增加额外的工作或额外的成本；如果项目范围在项目执行阶段发生变化，最初定义的项目计划、进度表和预算将会与范围不匹配，从而导致项目延误和超支。这就是所谓的范围蔓延，可能会导致项目失败。

然而，当利益相关者或项目团队成员使用经双方同意的正式更改请求时，项目范围可以安全地扩大。这使项目经理可以请求更多的时间和资源，并相应地调整项目进度表和预算。

为了控制项目范围，项目经理需要创建两个主要的项目范围管理文档：范围声明和范围管理计划。这些文档在计划阶段定义了范围，并建立了跟踪范围的规则和指导方针。我们将在下面的部分更深入地探讨这些文档。

现在我们已经定义了项目范围管理是什么，让我们关注每个范围管理步骤，以更好地理解这个过程。

专业提示：范围管理被定义为项目管理知识领域，由项目管理学院（PMI）认定。

项目范围管理步骤

从一开始管理范围就意味着你和利益相关者有清晰的沟通，你必须了解他们的愿景，了解他们在项目中期待的内容。这样，发生变化时，你可以根据变化调整项目目标，同时保持项目的正常进行。

要管理项目的范围，你必须做五件事：

1、定义项目范围

定义项目范围包括确定将要执行的工作。为此，你必须首先概述项目的主要目标和目的，并思考达到这些目标所需的工作。然后，当你对项目应该完成的内容有了概念之后，你可以使用工作分解结构来将项目分解为一系列任务。工作分解结构（WBS）是一种规划工具，它帮助项目经理可视化完成项目所需的任务，对它们进行优先级排序，并确定交付成果和依赖性。

一旦你定义了将要执行的项目任务，你应该考虑项目范围中不会包含什么，即项目排除。确定这一点与定义范围一样重要，这将帮助你避免与项目利益相关者产生误解。同样重要的是要注意任何可能影响项目范围的重要约束，比如成本。

2、编写项目范围声明

定义了项目范围之后，你可以编写一个项目范围声明，也称为项目范围文件，其中描述了以下元素：

• 项目目标和目的：项目需求或接受标准
• 项目交付成果：项目任务的结果
• 项目排除和约束：作为项目经理，你需要解释什么不能做，以及为什么不能做
• 项目假设：项目管理团队在执行工作之前的一些初始假设
• 项目里程碑：这些标记了你的项目生命周期中的重要时刻，比如阶段结束
• 范围基线：你计划的原始范围

范围基线让你可以将实际结果与范围声明中的内容进行比较。 范围声明也是项目经理的指导方针，它帮助项目经理在项目生命周期中对变更请求做出决策。无论你的项目计划多么详尽，变化都是任何项目不可避免的一部分，因此你要在范围声明中包括变化的可能性，以便后期更好地管理它。

3、创建范围管理计划

范围管理计划是一份描述如何定义、跟踪和调整范围的指南和程序的文档。范围管理计划是整体项目计划的重要组成部分。虽然没有一种适合所有情况的方法来创建范围管理计划，但是它应该：

• 包含范围声明
• 展示用于定义项目范围的工作分解结构
• 描述范围基线
• 解释谁是团队成员以及他们的角色和责任
• 为项目交付成果设立接受标准
• 描述主要里程碑和项目阶段
• 解释将使用什么变更控制程序来改变项目范围

4、定义范围基线以控制范围

范围基线描述了由项目利益相关者和项目管理团队双方批准的项目范围。它在项目执行阶段被用来确保项目范围按照计划执行。

5、在项目生命周期中监控和控制你的项目范围

除了创建项目文档，大多数项目经理使用像甘特图、看板和项目仪表板这样的项目管理软件工具来跟踪他们的项目范围。

项目范围管理为何重要？

范围管理是项目管理中最关键的领域之一，因为管理项目范围也有助于管理其进度和预算。这是因为范围管理包括在项目相关方批准的时间线和成本内实现项目目标。有效的范围管理流程可以帮助项目经理实现以下目标：

• 创建实际的项目计划
• 避免成本超支和范围蔓延等问题
• 为项目利益相关方设定清晰的期望
• 雇佣具有项目所需技能和资格的团队成员
• 满足项目期限
• 产出高质量的可交付成果
• 建立变更管理程序

项目范围管理技巧

以下是一些对项目经理来说很好的项目范围管理技巧：

首先定义项目目标与任务

项目目标和项目任务并不是同一回事。目标比任务更高一级，任务则更具体。在确定范围之前，必须先设定这些。

收集项目需求

利益相关者对项目有质量、财务和其他类型的需求。这些需求将帮助你确定哪些可以包含在你的范围内，哪些不能。

制定资源管理计划

基于你的项目范围，你应创建一个资源管理计划，指导项目全程如何获取、分配和平衡资源。这包括团队成员、设备和材料。估算与这些项目资源相关的成本，并将它们加入到你的项目预算中，这是确保项目范围的执行按计划进行的关键。

建立变更控制流程

当新的项目需求等变更被忽视时，可能会对项目范围产生负面影响。这是因为它们会产生额外的工作，而这些工作并没有被考虑在内。为了避免这种情况，你需要变更控制程序，比如变更请求，这样项目团队就可以调整范围管理计划。