需求文档管理系统哪个好？10个必看推荐

本文将分享10款需求文档管理软件：PingCode、Worktile、Confluence，Notion，ClickUp，Microsoft OneNote，Google Docs，Quip，Zoho Writer，Coda。

在现代项目管理中，需求文档管理起着至关重要的作用。选择合适的需求文档管理系统不仅可以提升团队协作效率，还能有效降低项目失败的风险。那么，面对市场上众多的需求文档管理工具，哪一款才是最适合你的呢？本文将为你推荐2024年最佳需求文档管理系统，助你做出明智选择。

1、PingCode

PingCode 是国内市场占有率非常高的一款产品研发项目管理的工具，具备十分成熟的需求管理能力，被广泛应用于汽车电子、先进制造、互联网、医疗器械、金融、银行等行业的需求管理，知名客户包括长城汽车、华夏基金、小红书等。PingCode 是一个一站式研发项目管理系统，它模块化的设计支持灵活使用，即只使用某个子产品或多个子产品。PingCode 是一个非常适合中大型团队的需求管理系统。【官方地址：https://sc.pingcode.com/6dqia】

PingCode 作为一个需求全生命周期管理平台，提供了全面的解决方案：
需求收集：用户可通过多个渠道（如门户网站、小程序等）提交产品反馈，系统会自动将这些反馈汇总至工单库中。
结构化需求定义：允许用户以结构化方式定义和组织需求，确保每个需求都有清晰的描述、优先级和责任人。
需求版本控制：支持需求的历史变更跟踪、版本比较，并可恢复至先前状态。
需求关系和依赖性管理：定义需求之间的关系和依赖性，保证项目的完整性和连贯性。
需求审批和工作流：支持自定义审批流程，定义需求的生命周期、状态和转换条件。
需求跟踪和状态更新：团队可以实时更新需求状态，确保所有相关方对进展保持同步。
需求变更管理：确保所有变更均经过适当的审查和批准。
需求评审和反馈：利益相关者可在需求中直接添加评论和反馈，简化沟通和评审流程。
需求优先级判断：支持自定义评分规则，自动评分以辅助优先级设定。
需求报告和分析：提供需求覆盖率、状态分布、进度等多种报告和分析工具。

此外，PingCode 还支持需求可追溯性、与主流工具（如GitLab、GitHub、Jenkins、飞书等）的集成，并满足严格的安全性和合规性要求。

软件优势：

• 产品开箱即用，简单易上手，不需要像Jira、MS Project那样经过好几月的培训，以及专门的系统管理专家配置系统才可使用；
• 研发项目全流程管理，并且能够通过开放能力于外部代码、CICD、企微等工具集成；
• 为25人以下团队免费提供基础版本，收费版价格仅为国外产品Jira的30%-40%；
• 国产化，支持信创、麒麟等，也支持本地化部署、二次开发；
• 支持私有部署、定制化以及saas等购买方式；
• 口碑、服务支持好。

2、Worktile

尽管这是一个通用型的项目管理系统，但Worktile 凭借其卓越的灵活性，收获了一大波研发团队用户，特别是在小型至中型项目以及采用敏捷和Scrum方法的团队。这些团队借助Worktile管理需求过程如下：
通过「看板」建立一个公开需求池，向跨部门成员广泛收集需求；
通过自定义能力，配置采集规范，当业务变得复杂，你可以灵活配置一套提交规范，让后续管理回溯更加高效；
为需求生命周期搭建流程，按「收集 – 评审 – 排期 – 设计 – 开发 – 发布」设立多个阶段；
规划优先级是需求管理的核心，你可以统一设置 P0、P1、P2… 等多个标准优先级，让排期规划有章可循；

本质上，Worktile 是一个工具集合，具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报，以及强大的自定义能力等能力，被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。

这款软件具备多项优势，能够满足大多数项目管理的需求，自定义能力极强，用户可以搭建适合自己团队的项目模板和管理流程。它开箱即用，操作简单，价格也相对经济，为团队节约了大量成本。这是因为它集成了项目管理、OKR、网盘、OA等多功能于一体。此外，软件还支持SaaS、私有部署和定制等多种购买方案，并为10人以下的团队提供了基础的免费版本。
然而，该软件也存在一些限制。与专门的需求管理工具相比，它可能不支持需求与其他项目元素（如测试用例、风险、缺陷等）之间的关联或追溯性。此外，其数据结构的简单性，如卡片和列表结构，可能不适合管理大量的结构化需求数据。【官网：https://sc.pingcode.com/dnfwe】

3、Confluence

Confluence 是 Atlassian 公司开发的一款团队协作工具，适用于从小型初创公司到大型企业。其核心功能包括文档管理、实时协作和知识库建设。优点是界面友好、与 Jira 集成良好，缺点是高级功能需付费。官网：http://www.atlassian.com/software/confluence

4、Notion

Notion 是一个综合性的笔记和项目管理工具，适合各类团队使用，尤其是需要灵活管理文档和任务的团队。其核心功能包括块编辑系统、数据库和模板库。优点是高度自定义，缺点是初学者上手较慢。官网：http://www.notion.so

5、ClickUp

ClickUp 是一款项目管理和文档管理工具，适合希望在一个平台上管理所有工作内容的团队。其核心功能包括任务管理、文档编辑和时间跟踪。优点是功能丰富且有免费版本，缺点是功能复杂度较高。官网：http://www.clickup.com

6、Microsoft OneNote

Microsoft OneNote 是微软提供的免费笔记应用，适用于个人和团队使用。核心功能包括多平台同步、手写笔记和标签管理。优点是与微软生态系统兼容性强，缺点是复杂文档管理能力有限。官网：http://www.onenote.com

7、Google Docs

Google Docs 是 Google 提供的在线文档编辑工具，适合所有类型的团队，特别是需要实时协作的团队。核心功能包括实时协作、云端存储和版本控制。优点是完全免费且易于使用，缺点是高级格式化功能有限。官网：http://docs.google.com

8、Quip

Quip 是 Salesforce 开发的文档管理工具，适合需要与 CRM 集成的团队。核心功能包括文档编辑、实时聊天和任务列表。优点是与 Salesforce 集成紧密，缺点是价格较高。官网：http://www.quip.com

9、Zoho Writer

Zoho Writer 是 Zoho 提供的在线文档编辑工具，适用于需要综合办公解决方案的团队。核心功能包括文档协作、格式化工具和邮件合并。优点是与 Zoho 其他产品无缝集成，缺点是用户界面相对传统。官网：http://www.zoho.com/writer

10、Coda

Coda 是一个结合了文档和电子表格功能的工具，适合需要创建复杂数据和流程文档的团队。核心功能包括多维表格、自动化和嵌入式小程序。优点是功能强大且灵活，缺点是学习曲线较陡。官网：http://www.coda.io

结论

总的来说，选择合适的需求文档管理系统对于提升团队效率和项目成功率至关重要。不同的系统有各自的特点和优缺点，建议读者根据自身需求和团队特点进行选择和试用。希望本文的推荐和分析能帮助你找到最适合的需求文档管理工具。

常见问答（FAQ）

1、什么是需求文档管理系统？
需求文档管理系统是一种软件工具，用于记录、追踪和管理项目需求。它帮助团队成员对需求进行版本控制、实时协作，并确保需求的准确性和一致性，从而提高项目的成功率。

2、需求文档管理系统有哪些主要功能？
主要功能包括需求追踪、版本控制、团队协作、权限管理和集成能力。不同系统的功能侧重点有所不同，选择时需根据团队的具体需求进行考量。

3、如何选择合适的需求文档管理系统？
选择合适的系统需考虑易用性、功能性、集成性、安全性和性价比。建议试用不同系统的免费版本，收集团队反馈，并结合长期使用的成本和效益进行评估。

最后建议，企业在引入信息化系统初期，切记要合理有效地运用好工具，这样一来不仅可以让公司业务高效地运行，还能最大程度保证团队目标的达成。同时还能大幅缩短系统开发和部署的时间成本。特别是有特定需求功能需要定制化的企业，可以采用我们公司自研的企业级低代码平台：织信Informat。 织信平台基于数据模型优先的设计理念，提供大量标准化的组件，内置AI助手、组件设计器、自动化（图形化编程）、脚本、工作流引擎（BPMN2.0）、自定义API、表单设计器、权限、仪表盘等功能，能帮助企业构建高度复杂核心的数字化系统。如ERP、MES、CRM、PLM、SCM、WMS、项目管理、流程管理等多个应用场景，全面助力企业落地国产化/信息化/数字化转型战略目标。